Quand j’ai lancé mon activité dans le marketing, j’avais une vision très simple de la rentabilité : j’ajoute ce qui rentre et je retire ce qui sort. Facile, en théorie. Sauf que « ce qui sort » ne se limite pas aux grosses lignes visibles comme le loyer, les salaires ou les prestataires. Il y a tout un monde souterrain de dépenses que personne ne pense à vraiment regarder, parce qu’elles sont petites, récurrentes, automatiques et donc parfaitement indolores sur le moment. Le jour où j’ai pris deux heures pour éplucher mes relevés bancaires ligne par ligne, j’ai découvert que je perdais plusieurs dizaine d’euros par mois sans aucune contrepartie, et ce, à cause d’une accumulation de non-décisions. Et je suis freelance ! Je ne peux donc qu’imaginer ce qu’il en est potentiellement au sein d’une PME ou d’une grande entreprise.
Pour ma part, j’ai depuis mis en place quelques réflexes que je vous partage ici. À vous d’en faire ce que vous voulez !
Les abonnements et outils : le tonneau des Danaïdes du digital
Si vous ne deviez retenir qu’une seule catégorie de cet article, ce serait celle-ci. Les abonnements à des logiciels sont devenus la fuite numéro un des petites entreprises, la mienne comprise.
Les outils zombies que vous payez encore
Un outil zombie est un abonnement souscrit pour un projet ponctuel, un test ou une bonne résolution, que vous n’avez jamais résilié. Chez moi, c’était un logiciel de webinaire utilisé exactement deux fois, un outil de planification de posts et une banque d’images premium alors que j’ouvre Photoshop à peu près une fois tous les six mois. Individuellement, chaque ligne semblait raisonnable (8 euros, 14 euros et 29 euros par mois), mais additionnées sur un an, elles représentaient un joli budget.
Et le piège, c’est véritablement le prélèvement automatique, parce qu’il rend la dépense invisible. Il n’y a pas de facture à valider, de décision à prendre ou de remise en question. L’abonnement continue de vivre sa vie pendant que vous vivez la vôtre en l’ayant oublié.
Les doublons fonctionnels
Deuxième variante, plus sournoise, les outils qui font (presque) la même chose. Un outil de gestion de projet par ici, un tableau kanban par là, un système de cartes mentales, une messagerie d’équipe qui gère aussi les tâches, etc., qu’est-ce que j’ai pu me perdre dans tous ces trucs. Mais j’ai une excuse ! Dans le marketing, on adore tester les nouveautés, sauf qu’elles viennent généralement avec leurs abonnements. Résultat, on paie trois fois pour une fonctionnalité qu’un seul outil couvrirait très bien.
Du coup, même si j’ai considérablement revu mes abonnements à la baisse, je fais un audit trimestriel de tous mes abonnements et je réfléchis au nombre de fois où j’ai utilisé chaque outil au cours des mois passés. Si la réponse tend vers le négatif, je résilie. Et puis, dans le pire des cas, je me réabonne plus tard si j’en ai réellement l’utilité.
Selon le 2026 SaaS Management Index de Zylo, 44 % des licences SaaS souscrites ne sont pas utilisées par les salariés des entreprises qui souscrivent.
Les frais bancaires et commissions, ou la mort par mille coupures
Personne ne fait faillite à cause d’une commission de 1,9 %, pas vrai ? En revanche, beaucoup d’entrepreneurs perdent un point ou deux de marge chaque année, sans jamais s’en apercevoir, à cause de l’accumulation de micro-frais.
Les commissions de paiement
Si vous encaissez via des plateformes de paiement en ligne, chaque transaction laisse une commission au passage (coucou Paypal !). Certes, c’est le prix de la simplicité et il est souvent justifié, mais l’avez-vous déjà calculé sur une année complète ? Parce que quand je l’ai fait, j’ai réalisé que je donnais annuellement l’équivalent d’une journée entière en commissions. Inutile de dire que pour les gros montants récurrents, j’ai basculé mes clients sur le virement classique. Et aucun ne s’en est plaint.
Les frais cachés du compte pro
Frais de tenue de compte, commissions de mouvement, frais sur les paiements en devises, cartes additionnelles et j’en passe, les banques traditionnelles facturent une quantité impressionnante de services que vous n’utilisez peut-être pas. Surveillez bien vos relevés de comptes et apprenez à négocier avec votre conseiller pour récupérer plusieurs dizaines d’euros par mois. Il n’y a pas de secrets à ce sujet ! Si vous êtes dans une banque traditionnelle avec pignon sur rue, la menace d’un départ vers une banque en ligne les fait souvent réfléchir à deux fois. Et croyez-moi, en matière d’entrepreneuriat, il n’y a pas de petites économies.
Le temps non facturé, LA dépense que vous ne voyez jamais passer
Celle-là, elle ne figure sur aucun relevé bancaire et c’est précisément pour ça qu’elle est redoutable. Dans une activité de services comme la mienne, le temps est la matière première, ce qui veut dire que chaque heure offerte sans le décider est une dépense.
Le scope creep comme grignoteur professionnel
Vous connaissez la chanson ? « Tu peux juste ajouter une petite bannière ? », « On peut refaire un point rapide de trente minutes ? », « Une dernière retouche et c’est bon promis ». Prises une par une, ces demandes sont insignifiantes, on est d’accord. Par contre, sur un projet complet, elles peuvent représenter 15 à 20 % de temps en plus non facturé et non valorisé.
Pour traiter le problème à la racine, il n’y a rien de mieux que des devis qui précisent noir sur blanc le nombre d’allers-retours inclus, assortis d’une phrase magique que j’assume totalement : « Ok, je te prépare un avenant pour cette demande. » Soit le client accepte l’ajout tarifaire, soit il se reprend et réalise que la demande n’était pas si importante que ça.
Les réunions et les tâches à faible valeur
Il en va de même avec les réunions. Je ne compte plus le nombre de visios qui auraient pu faire l’objet d’un email. Si vous êtes curieux, faites le calcul de votre taux horaire cible multiplié par le nombre d’heures de réunions non facturables dans le mois. Vous verrez que le chiffre pique un tantinet… En ce qui me concerne, j’inclus maintenant les réunions dans les tarifs proposés à mes clients.
Idem pour les tâches administratives que vous faites vous-même. J’ai d’ailleurs découvert à ma grande surprise qu’il serait plus rentable pour moi de prendre une assistante virtuelle quelques heures par mois que d’utiliser mon propre temps. Je n’ai pas sauté le pas pour des raisons personnelles, mais peut-être que c’est une piste à envisager de votre côté !
Les contrats au long cours jamais renégociés
Assurance professionnelle, mutuelle, téléphonie, hébergement Web, comptable, etc., ces contrats ont tous un point commun : on les signe une fois, puis on les garde tel quel. Et pendant ce temps, les tarifs du marché baissent, les offres évoluent ou se multiplient et votre interlocuteur augmente discrètement ses prix de 3 à 5 % par an « pour suivre l’inflation ».
Dans le monde des contrats B2B, la fidélité se paie rarement (tout comme pour les contrats B2C, d’ailleurs). C’est pour cette raison que je fais régulièrement un tour d’horizon des concurrents de mes « partenaires » avec lesquels j’ai un contrat (a minima une fois par an). Ce n’est pas grand-chose à gérer, et sur un an, c’est encore moins la mer à boire. La dernière renégociation de mon assurance RC pro m’a fait gagner 30 % pour des garanties équivalentes. Pourquoi s’en priver ?
La publicité en pilote automatique
Ce sujet ne me concerne pas pour une fois, mais il est tout indiqué pour de nombreuses entreprises. Je parle bien sûr des budgets publicitaires mal surveillés qui se transforment en machine à brûler du cash. Une campagne qui tourne « parce qu’elle a toujours tourné », des audiences jamais rafraîchies, des mots-clés qui ratissent large et qui attirent des clics sans intention d’achat, etc., la rentabilité se joue aussi sur ces différents leviers.
En soi, la publicité n’est pas un problème. C’est l’absence de pilotage qui l’est. Si vous ne pouvez pas dire combien vous coûte un client acquis avec vos campagnes, vous pariez en espérant gagner avec votre abonnement mensuel. Ce n’est pas ce que j’appelle piloter un investissement. Fixez-vous donc de prendre quinze minutes par semaine pour vérifier le coût par acquisition, couper ce qui ne performe pas et réallouer votre budget là où il sera utilisé à meilleur escient.
Les retards de paiement : le coût invisible de la trésorerie
Dernière fuite, et non des moindres, les factures payées en retard. On pense souvent que ce n’est qu’un décalage de trésorerie, mais en réalité, c’est une dépense déguisée. Pourquoi ? Parce que vous creusez potentiellement votre découvert, vous passez du temps à relancer, votre énergie mentale est mise à rude épreuve, et c’est sans parler des créances qui ne sont parfois jamais recouvrées.
Trois garde-fous sont indispensables pour vous prémunir de tous risques :
- un acompte systématique avant de commencer (30 à 50 % selon les projets) ;
- des relances automatisées dès le premier jour de retard via un outil de facturation ;
- des pénalités de retard mentionnées et réellement appliquées.
J’applique moi-même ces trois conseils et je n’ai pas eu le moindre impayé (hormis deux ou trois jours de retard) depuis des années.
En bref, la rentabilité ne baisse presque jamais d’un coup. Elle s’évapore, goutte après goutte, dans des dépenses trop petites pour déclencher une alarme ou trop automatiques pour être remises en question. Heureusement, redresser la barre est on ne peut plus simple et permet de récupérer immédiatement de la marge, sans vendre ou travailler plus. Si vous ne savez pas par où commencer, bloquez deux heures cette semaine, exportez vos relevés des trois derniers mois et passez chaque ligne au crible avec une seule question en tête : « Qu’est-ce que cette dépense me rapporte, concrètement ? » Vous allez détester l’exercice, mais vous adorerez les résultats.
