Je vais sans doute apparaître comme quelqu’un qui enfonce une porte ouverte, mais si se lancer en freelance, c’est gagner en liberté, c’est aussi devoir gérer seul de nombreux aspects de son activité. Heureusement, il existe une multitude d’outils puissants pour aider à optimiser son organisation, sa productivité et sa communication. Et je suis bien placée pour le savoir, car j’en utilise un paquet !
Que ce soit pour la gestion de projet, la facturation, la collaboration ou la communication visuelle, voire pour la centralisation des données, il y a forcément une plateforme qui saura vous satisfaire et devenir une alliée au quotidien.
Alors, pour vous convaincre, j’ai décidé de vous présenter les 5 outils que j’utilise tous les jours en tant que freelance et dont je ne pourrais plus me passer pour gérer mon activité.
Google Workspace : l’outil tout-en-un pour la gestion
En tant que freelance, vous savez sans doute aussi bien que moi qu’il est vital d’avoir un espace de travail numérique organisé et potentiellement accessible partout, peu importe votre activité. À ce titre, Google Workspace est LA solution à privilégier, puisqu’elle est complète et intègre plusieurs applications indispensables.
- Google Agenda, qui vous permet de planifier vos tâches et rendez-vous facilement. Vous pouvez créer une to-do list, organiser vos projets et activer des alertes pour ne jamais oublier un événement important.
- Google Drive, qui vous offre un espace de stockage cloud vous permettant d’accéder à tous vos documents en ligne, mais aussi de les partager et de travailler en collaboration avec vos clients ou partenaires. Petit bonus, vous avez jusqu’à 15 Go gratuits dès votre inscription !
- Google Docs et Google Sheets, tout indiqués pour la création de documents et le suivi de vos projets, avec des fonctionnalités de partage et de modification en temps réel.
En bref, grâce à Google Workspace, vous pouvez gérer vos données, votre organisation, vos collaborateurs et vos clients en un seul endroit, sans avoir à vous soucier des pertes de fichiers ou des problèmes de compatibilité.
C’est sans doute l’outil le plus important de tout cet article.
Notion : un autre outil de gestion ultra-flexible
Si Google Workspace inclut déjà toutes les fonctionnalités les plus basiques à une activité de freelance, Notion va encore plus loin. Il s’agit une fois de plus d’un logiciel de gestion et d’organisation qui permet de centraliser toutes les informations essentielles d’un projet en un seul endroit, mais ce n’est pas tout, puisque la plateforme est surtout un véritable tableau de bord personnalisable pour structurer tout votre travail.
Vous pouvez créer des bases de données, des tableaux Kanban (comme Trello), des calendriers, ou même des wikis de projet. Vous pouvez aussi y rédiger un cahier des charges, structurer votre prospection commerciale, ou organiser le suivi d’un projet client. En bref, Notion offre des fonctionnalités très avancées pour gérer vos tâches et planifier tous les aspects de votre activité.
L’avantage de cet outil est sans doute son accès gratuit très complet, même si vous avez la possibilité de passer à une formule payante selon vos besoins.
Facture.net : pour bien gérer votre facturation
Lorsqu’on commence une activité de freelance, il n’est pas toujours simple de savoir comment procéder pour tout ce qui concerne la facturation. Pour être tout à fait franche avec vous, j’ai fait mes factures sur Photoshop pendant très longtemps, avant de passer sur Canva (j’aurai l’occasion d’y revenir plus bas).
Et puis j’ai découvert Facture.net, une plateforme ultra-intuitive et 100 % gratuite, qui m’a grandement facilité la création de devis et de factures. Elle permet de générer des factures conformes à la réglementation (avec toutes les mentions obligatoires), elle inclut un système de suivi des paiements et de relances automatiques en cas de retard, en plus d’être particulièrement simple à prendre en main, surtout pour les auto-entrepreneurs et indépendants qui souhaitent automatiser leur gestion administrative.
En utilisant Facture.net, j’ai gagné un temps fou sur mon processus de facturation habituel. Je ne peux que vous conseiller cet outil.
Slack : la plateforme de collaboration entre équipes
Même lorsqu’on est freelance, on peut être amené à collaborer avec d’autres professionnels. De mon côté, je travaille régulièrement avec des rédacteurs, des illustrateurs, etc. Or, les échanges peuvent vite devenir compliqués sans un minimum d’organisation, surtout si l’on souhaite garder des traces. Les mails peuvent paraître suffisants, mais lorsqu’ils s’accumulent avec le temps, je vous mets au défi d’y retrouver quoi que ce soit.
Si vous êtes dans ce cas de figure, je vous conseille Slack. C’est définitivement la plateforme idéale pour vos interactions professionnelles. Et vous pouvez même y ramener vos clients !
Vous pouvez y créer des salons de discussion par projet (ou par client, justement), envoyer des messages et des fichiers aux personnes qui y ont accès, et même intégrer d’autres applications comme Trello ou Google Drive.
En ce qui me concerne, j’utilise Slack pour la transmission de livrables lorsque plusieurs personnes interviennent pour un même client ou projet. C’est un must have !
Canva : pour créer de beaux contenus visuels
Vous n’aurez sans doute pas de mal à me croire si je vous dis qu’aujourd’hui, la communication visuelle fait partie intégrante d’une activité de freelance. Pour être visible et conquérir vos clients, vous devrez inévitablement être présent sur les réseaux sociaux et sur le Web en général. Or, on vit une époque où l’image est reine et où vous ne pouvez pas attirer l’attention uniquement par du texte. Malheureusement, tout le monde ne maîtrise pas Photoshop (sans oublier que l’abonnement Adobe peut s’avérer conséquent pour un freelance qui débute).
Heureusement, vous pouvez compter sur Canva, une plateforme intuitive qui a explosé ces dernières années en rendant la création graphique bien plus accessible. Elle vous permet effectivement de créer de beaux visuels de qualité, sans que vous ayez besoin de compétences particulières en graphisme.
Canva propose des milliers de modèles préfaits pour vos publications sur les réseaux sociaux, vos présentations, vos cartes de visite, et bien plus encore. Et puis surtout, l’outil est accessible en version gratuite, même si sa version premium inclut des éléments de personnalisation beaucoup plus avancés. Inutile de vous inquiéter de la prise en main, celle-ci est plus simple que jamais !
En tant qu’ancienne graphiste, j’ai la chance de maîtriser Photoshop et de l’avoir sur mon ordinateur de travail. Pourtant, je passe de plus en plus par Canva pour le gain de temps que la plateforme offre. Je la recommande réellement à tous les freelances qui veulent améliorer leur image de marque et créer des contenus attractifs pour se démarquer sur les réseaux. Attention néanmoins, car l’outil est vraiment très populaire. Il n’est pas rare de voir des contenus qui se ressemblent chez les uns et les autres. Il faut donc faire preuve d’une certaine imagination pour l’utiliser de la meilleure façon et se créer une solide identité.
Si vous vous équipez de tous ces outils, vous serez paré pour gérer vos projets, votre communication et votre administration. Bien sûr, il en existe bien d’autres, je ne vous ai parlé que de ceux que je connais le mieux. Peu importe lequel vous choisissez au final, n’oubliez pas que chaque outil doit vous permettre de gagner en productivité. Parce que sinon, trop d’outils tue l’outil !
