Pour bien comprendre le fonctionnement de la SAS ou SASU, il faut aussi regarder du côté des obligations légales. En effet, ces obligations déterminent les choses à mettre en place dans la société, comme la tenue d’une comptabilité et l’établissement des comptes annuels. Toutes les SAS et SASU doivent respecter ces obligations comptables. C’est également le cas de la consultation annuelle des actionnaires de la SAS, la SASU ne comportant qu’un seul actionnaire.
Toutefois, comme nous le verrons, d’autres obligations légales peuvent s’ajouter en fonction de certains critères ou certaines situations. C’est notamment le cas de la nomination d’un commissaire aux comptes ou de la procédure des conventions réglementées.
C’est parti, on fait le point pour vous.
Les obligations comptables de la SAS et de la SASU
Afin de ne pas vous perdre dans les détails, la comptabilité étant la bête noire pour nombre d’entre nous, nous nous intéresserons ici aux grands principes. Si vous souhaitez davantage de précisions, nous vous recommandons de consulter notre page dédiée aux obligations comptables de la SAS ou SASU.
Les obligations légales d’une SAS et SASU : la tenue d’une comptabilité régulière
Comme toutes les autres formes juridiques d’entreprise, une SAS ou SASU doit répondre à certaines obligations comptables. Ainsi, la société a l’obligation de tenir une comptabilité à jour. Les ventes et les achats effectués par la société doivent être enregistrés de manière chronologique.
Pour ce faire, une SAS ou SASU doit tenir des livres comptables obligatoires :
- le livre-journal pour l’enregistrement chronologique de toutes les opérations comptables affectant le patrimoine de la société ;
- le grand-livre indiquant toutes les écritures inscrites dans le livre-journal regroupées par numéro de compte selon le plan comptable utilisé par l’entreprise ;
- le livre d’inventaire (facultatif depuis 2016) visant à regrouper les éléments de l’actif et les éléments du passif de la SAS ou SASU.
Si le livre d’inventaire est facultatif, les SAS et SASU doivent cependant réaliser un inventaire au moins une fois par an. Cet inventaire vise à contrôler l’existence physique ainsi que la valeur des actifs et passifs de la société, c’est-à-dire son patrimoine.
Certaines SAS et SASU peuvent bénéficier d’une comptabilité simplifiée. Dans le cadre d’une comptabilité simplifiée, l’entreprise doit simplement comptabiliser les encaissements (ventes) et les décaissements (achat). Les créances et les dettes sont à comptabiliser à la clôture de l’exercice comptable.
Bon à savoir : Toutes les pièces et tous les justificatifs comptables (livre-journal, grand-livre, bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) sont à conserver pendant au moins 10 ans après la clôture de l’exercice.
Les obligations légales d’une SAS et SASU : l’établissement des comptes annuels
À chaque fin d’exercice comptable, le président de SAS ou de SASU doit établir (ou faire établir par son expert-comptable) les comptes annuels à la clôture de l’exercice comptable. De manière générale, les comptes annuels se composent :
- du bilan comptable comportant les éléments actifs et passifs de l’entreprise (patrimoine), comme les stocks, les dettes, etc. ;
- du compte de résultat récapitulant l’ensemble des charges (achats, impôts et taxes, frais de personnel, etc.) et des produits (chiffre d’affaires) de la société ;
- de l’annexe légale complétant le bilan et le compte de résultat et facilitant leur compréhension.
Bon à savoir : Les SAS et SASU en micro ppeuvent fournir un bilan comptable et un compte de résultat simplifiés.
Les obligations légales d’une SAS et SASU : l’approbation et le dépôt des comptes annuels
Le président de la SAS doit présenter et faire approuver les comptes annuels de la société par les actionnaires. Le mode de consultation est libre dès lors que les statuts juridiques le précisent.
Aussi, l’approbation des comptes annuels peut avoir lieu lors d’une assemblée générale ordinaire des actionnaires, par écrit, en visioconférence, etc. La seule obligation est que l’approbation des comptes annuels soit réalisée dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice. L’approbation doit, elle aussi, être effectuée selon les modalités définies dans les statuts de l’entreprise.
Le président doit ensuite déposer les comptes annuels définitifs (comptes approuvés) au greffe du tribunal de commerce au plus tard un mois après l’assemblée générale ordinaire d’approbation. Dans le cas de la SASU, le dépôt des comptes annuels vaut pour approbation.
Après l’approbation des comptes annuels, les actionnaires doivent également décider de l’affectation du résultat d’exercice (versement de dividendes, report à nouveau, etc.).
L’obligation de nommer un commissaire aux comptes pour une SAS ou SASU
La nomination d’un commissaire aux comptes en SAS ou SASU est obligatoire dès lors que l’entreprise dépasse 2 des 3 seuils suivants :
- un total de bilan de 5 millions d’euros (4 millions d’euros avant le rehaussement des seuils en janvier 2024) ;
- un chiffre d’affaires hors taxe de 10 millions d’euros (8 millions d’euros auparavant) ;
- un effectif moyen d’au moins 50 salariés.
Cependant, une SAS ou SASU contrôlée directement ou indirectement par une autre société dispose de seuils différents. Ainsi, la nomination d’un commissaire aux comptes est obligatoire en cas de dépassement de 2 des 3 seuils suivants :
- un total de bilan de 2,5 millions d’euros (2 millions d’euros auparavant) ;
- un chiffre d’affaires hors taxe de 5 millions d’euros (4 millions d’euros auparavant) ;
- un effectif moyen d’au moins 25 salariés.
Ainsi, lorsqu’il y a dépassement des seuils, les actionnaires de la SAS doivent nommer un commissaire aux comptes de manière collective, généralement en assemblée générale et selon les règles de majorité définie dans les statuts juridiques de la société. Le président de la SAS doit ensuite publier une annonce légale de nomination d’un commissaire aux comptes et déposer certains documents sur le site du Guichet unique. Le commissaire aux comptes est nommé pour un mandat de 6 ans renouvelables.
En SASU, l’associé unique nomme lui-même le commissaire aux comptes. Il doit enregistrer sa décision dans le registre des décisions de la SASU.
La nomination d’un commissaire aux comptes peut être volontaire ou demandée par les actionnaires (sans dépassement des seuils légaux). Dans une telle situation, la durée du mandat du commissaire aux comptes est alors de 3 ans renouvelables.
Attention, dans certains cas, les actionnaires doivent nommer deux commissaires aux comptes (SAS ou SASU devant présenter des comptes consolidés ou lorsque le commissaire aux comptes titulaire est une personne physique).
Les obligations relatives aux conventions réglementées en SAS et SASU
Les conventions réglementées en SAS ou SASU concernent tous les contrats conclus entre la société et un actionnaire détenant plus de 10 % des actions de la société ou un dirigeant. Cette procédure vise à protéger la société des abus potentiels et à informer les actionnaires des contrats conclus. Précisons, qu’en général, une convention vise à attribuer des avantages à certains actionnaires ou à un dirigeant.
Aussi, dès lors qu’une convention réglementée est signée entre la société et un actionnaire ou dirigeant, il convient de :
- d’établir un rapport spécial : celui est réalisé par le commissaire aux comptes si l’entreprise en a désigné un ou par le président le cas échéant, il reprend les informations relatives à la convention signée ;
- faire approuver le rapport spécial par les actionnaires lors d’une assemblée générale.
La procédure est lancée a posteriori, c’est-à-dire après la signature de la convention réglementée. Cependant, les statuts juridiques peuvent prévoir un contrôle a priori (avant la signature).
De plus, même si les actionnaires n’approuvent pas la convention réglementée, celle-ci reste valable et applicable. Néanmoins, le bénéficiaire de la convention réglementée devient responsable des conséquences dommageables si la convention porte préjudice à l’entreprise. De fait, les autres actionnaires peuvent agir en justice.
La consultation annuelle des actionnaires de la SAS
Une SAS ou une SASU jouit d’une grande liberté de fonctionnement. C’est le statut juridique qui en offre le plus. En effet, les actionnaires sont libres de fixer les règles de fonctionnement qu’ils souhaitent dans les statuts juridiques de l’entreprise. Les actionnaires fixent donc les modes de consultation, les délais entre deux consultations, la règle de majorité, etc.
Ainsi, ils peuvent choisir de prendre les décisions en assemblée générale, par consultation écrite ou dans la prise d’acte. Autrement dit, ils peuvent décider de ne jamais se réunir en assemblée générale. Si la loi n’impose pas de délai de consultation en SAS, le cadre légal relatif à l’approbation des comptes annuels impose une consultation obligatoire. Dans la mesure où les comptes annuels sont à approuver chaque année, alors on peut parler de consultation annuelle.
Si, la plupart du temps, les actionnaires se réunissent en assemblée générale, ce n’est pas obligatoire, y compris pour l’approbation des comptes. Cependant, cela reste la méthode la plus simple et la plus rapide.
En effet, dans le cadre d’une consultation écrite, les actionnaires doivent voter par écrit dans un délai déterminé par les statuts. Dans le cadre de la prise de décision dans un acte, les décisions sont prises par un acte unanime signé par tous les actionnaires. Or, ce dernier cas n’est pas toujours adapté à toutes les situations.
Objectivement, le nombre d’obligations légales en SAS ou SASU reste assez limité. D’autant plus que, dans certains cas, une SAS ou SASU peut ne pas être concernée par les conventions réglementées et par la nomination d’un commissaire aux comptes. En outre, les petites SAS et SASU peuvent même bénéficier d’une comptabilité simplifiée. Enfin, la consultation annuelle des actionnaires ne concerne pas la SASU, puisqu’il n’y a qu’un seul associé. Si l’on ajoute à cela la grande liberté de gestion et de fonctionnement de ce statut juridique, on comprend mieux l’engouement pour celui-ci.
