Imaginez que vous venez de signer votre contrat, que vous arrivez plein d’enthousiasme le premier jour dans votre nouvelle entreprise, et que personne ne vous attendait vraiment. Votre poste de travail n’est pas prêt, vos collègues semblent découvrir votre existence (quand ce n’est pas l’existence même du recrutement), et votre manager est en réunion pour la journée. Ça donne envie, n’est-ce pas ?
Pourtant, c’est un scénario que beaucoup d’actifs rencontrent après avoir réussi un recrutement. Et malheureusement, la plupart des employeurs ne mesurent pas à quel point une intégration ratée peut coûter cher, que ce soit en temps, en argent ou en talents perdus. Parce que oui, un recrutement représente un investissement conséquent, et ne pas soigner l’onboarding des candidats choisis revient à planter une jolie petite graine et à oublier de l’arroser.
Pourquoi l’onboarding est une étape stratégique pour votre entreprise
Beaucoup d’employeurs voient encore l’intégration d’un nouveau collaborateur comme une formalité administrative de plus. Après tout, c’est le dernière phase du processus de recrutement, et à ce titre, elle est très souvent la plus négligée.
Pourtant, les chiffres parlent d’eux-mêmes. Une grande partie des démissions surviennent durant la période d’essai, soit dans les premiers mois qui suivent la prise de poste. Et les raisons sont multiples ! Sentiment d’isolement, manque d’informations claires sur les missions, ou encore culture d’entreprise que la nouvelle recrue n’arrive pas à saisir faute d’accompagnement, je ne vais pas vous faire la liste, mais elle est très longue, croyez-moi.
Vous vous dites peut-être que je ne sais pas de quoi je parle ? Je vous assure que si.
En 19 ans de carrière professionnelle et autant d’entrepreneuriat, je n’ai fait qu’une seule tentative de CDI. Mon employeur n’a pas hésité une seconde alors même qu’aucun recrutement n’était en cours pour ce poste, parce qu’il savait ce que mes compétences pouvaient lui apporter. J’ai donc signé mon contrat de travail confiante, d’autant plus que j’avais eu l’occasion de travailler avec ledit employeur en freelance durant les années précédentes.
Et Dieu merci, j’avais une période d’essai d’un mois ! Parce que je vous le donne dans le mille, j’ai tout arrêté au bout de trois semaines. Je me sentais isolée, accablée d’un trop grand nombre de missions pour une seule et même personne, et pas du tout considérée au sein de l’entreprise. J’ai donc très vite repris mes esprits ET mes activités de freelance, pour le plus grand bonheur de mes clients qui n’attendaient que ça.
Je ne vous raconte pas cette petite anecdote par hasard.
L’employeur en question était une petite entreprise à taille humaine, comme beaucoup d’autres dans ce pays. Or, perdre un employé fraîchement recruté a des conséquences bien réelles, entre le coût du nouveau recrutement, la perte des compétences, la démotivation de l’équipe en place, l’image employeur qui en prend un coup, et parfois même l’effet boomerang, à savoir un autre salarié qui décide de suivre l’exemple du premier (et c’est exactement ce qu’il s’est passé dans mon cas).
Et justement, un onboarding bien pensé est votre meilleure assurance contre ce type de retombées. Mais attention, qui dit onboarding bien géré dit aussi onboarding étalé sur les premières semaines du nouveau salarié (et non pas plié en une journée).
Selon une enquête Enboarder de 2024, 1 nouvel employé sur 3 commence immédiatement à chercher un autre emploi lorsque l’intégration se passe mal, et 25 % finissent par quitter l’entreprise.
Étape 1 – Le pré-onboarding, avant le premier jour
Eh oui, un bon parcours d’intégration commence bien avant que le nouvel employé franchisse la porte de vos locaux. C’est ce que l’on appelle le pré-boarding et c’est souvent là que tout se joue.
Dès la signature du contrat, maintenez le contact avec votre future recrue. Un email de bienvenue personnalisé du manager, une présentation de l’équipe, un livret d’accueil numérique avec les informations pratiques sur l’entreprise, la culture, l’organigramme, etc., autant de signaux forts qui disent : « On t’attendait vraiment. »
Côté logistique, assurez-vous que tout soit prêt le jour J : matériel informatique configuré, accès aux outils opérationnels, badge, espace de travail aménagé et collègues prévenus. Les collaborateurs qui arrivent dans une entreprise où tout est prêt pour eux démarrent avec un état d’esprit complètement différent. Ils sont plus confiants, plus engagés et plus motivés.
Ça résume à peu de choses finalement.
Étape 2 – La première journée et la première semaine
La première journée est gravée dans la mémoire du nouveau salarié et elle donne le ton pour toute la suite. Pas de pression, donc ! (Si, un peu quand même.)
Prévoyez au minimum un accueil chaleureux, une présentation de l’équipe, une visite des locaux et un moment privilégié avec le manager direct pour clarifier les missions, les objectifs et les pratiques internes. Le collaborateur doit repartir de cette première journée en sachant où il met les pieds, sans être noyé sous un déluge d’informations.
Sur la première semaine, structurez un vrai parcours d’intégration. Rencontres avec les différents services, temps d’observation, formations sur les outils utilisés dans l’entreprise et, si possible, nomination d’un référent ou d’un parrain dans l’équipe, quelqu’un à qui poser les questions qu’on n’ose pas toujours poser à son manager.
À l’inverse, je vous recommande vivement de ne pas laisser la nouvelle recrue se débrouiller seule « pour voir ce qu’elle vaut en conditions réelles », parce que vous allez très vite comprendre que le but d’un emploi n’est certainement pas de réussir un test de survie.
Étape 3 – Les premiers mois : accompagner la montée en compétences
C’est souvent à l’étape 3 que les employeurs ont déjà lâché l’affaire depuis longtemps.
L’onboarding ne s’arrête pas à la fin de la première semaine. Au contraire ! Un processus d’intégration solide s’étend sur plusieurs mois, souvent jusqu’à la fin de la période d’essai, voire au-delà.
Durant cette phase, le rôle du manager est central. Des points réguliers permettent de s’assurer que l’employé prend ses marques, que ses compétences sont bien mobilisées et que les objectifs fixés sont clairs et atteignables. C’est aussi le moment d’identifier d’éventuels besoins en formation pour accélérer la montée en puissance sur le poste.
La culture de l’entreprise, elle aussi, se transmet dans la durée. Un nouveau collaborateur ne va pas assimiler vos valeurs, vos façons de travailler et votre ambiance d’équipe en une semaine. Prévoyez des moments informels, des déjeuners et des rituels d’équipe. C’est dans ces interstices que se forge vraiment l’appartenance.
Et d’ailleurs, les premiers mois sont d’autant plus importants pour les salariés handicapés. Si vous recrutez ces talents, vous devez le soigner tout particulièrement.
Le plan d’intégration : votre outil de pilotage
Pour ne rien laisser au hasard, je vous conseille fortement de formaliser un plan d’intégration, c’est-à-dire un document qui récapitule toutes les étapes du parcours du nouveau salarié (qui rencontrer, quelles formations suivre, quels outils maîtriser, quels objectifs atteindre et dans quel délai).
Ce plan doit bien entendu être partagé avec le collaborateur dès son arrivée, voire avant, car il lui donne de la visibilité, réduit l’anxiété des premiers jours et montre que votre entreprise a réfléchi à son intégration. C’est aussi un outil pratique pour le manager et les ressources humaines, qui peuvent ainsi suivre l’avancement et ajuster si nécessaire.
À noter que dans les structures plus petites, où il n’y a pas forcément de service RH dédié, ce plan peut être aussi simple qu’un tableau partagé ou un document collaboratif. L’essentiel étant qu’il existe.
Voilà, vous savez à peu près tout ce qu’il y a à savoir sur un onboarding réussi. Et comme vous pouvez le voir, ça va bien plus loin qu’un agréable premier jour. Vous devez le penser en amont pour accompagner chaque nouveau collaborateur sur les semaines et les mois qui suivent son arrivée dans votre entreprise. Et croyez-moi, c’est l’outil le plus puissant dont vous disposez pour fidéliser vos talents, accélérer leur montée en compétences et renforcer la cohésion globale de votre équipe. Alors la prochaine fois qu’un nouveau salarié signera un contrat, posez-vous cette question : est-ce que vous êtes vraiment prêt à l’accueillir ? Si la réponse est non, vous savez ce qu’il vous reste à faire.
