Les obligations légales de la SAS ou SASU concernent principalement la comptabilité. En effet, comme toute société commerciale, certaines obligations comptables sont à respecter : tenue d’une comptabilité régulière, établissement des comptes annuels, affectation des résultats, inventaire annuel et consultation annuelle des actionnaires.
En cas de non-respect de ces obligations, les comptes de la SAS ou SASU peuvent être rejetés par l’administration fiscale. De plus, des sanctions fiscales, pénales et commerciales peuvent être appliquées, comme une amende de 500 000 euros et cinq ans d’emprisonnement en cas d’omission de passation d’écriture (Code général des impôts).
Vous comprenez donc qu’il ne faut pas prendre les obligations comptables à la légère. C’est pourquoi nous vous expliquons tout ce qu’il y a à savoir.
La tenue d’une comptabilité régulière de la SAS ou SASU
Une SAS ou SASU doit donc tenir une comptabilité régulière et établie en toute sincérité, c’est-à-dire :
- enregistrer chronologiquement toutes les opérations comptables (achats, ventes, banque, caisse, etc.) liées à l’activité de la société et affectant le patrimoine de l’entreprise ;
- établir une facturation conforme à la réglementation ;
- faire un inventaire des actifs et passifs composant le patrimoine de la société, au moins une fois par an, afin de vérifier leur existence physique ainsi que leur valeur ;
- ouvrir un compte bancaire au nom de la SAS ou de la SASU dans un établissement bancaire ;
- établir, approuver et publier les comptes annuels (nous ferons un point détaillé sur le sujet dans ce qui suit) ;
- conserver pendant au moins 10 ans après la clôture de l’exercice toutes les pièces et tous les justificatifs comptables (livre-journal, grand livre, bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.)
Pour cela, certains documents comptables sont obligatoires :
- le livre-journal pour l’enregistrement chronologique de tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise, enregistrés au jour le jour et opération par opération ;
- le grand livre reprenant les écritures inscrites dans le livre-journal en regroupant toutes les opérations par numéro de compte selon le plan comptable utilisé par l’entreprise ;
- le livre d’inventaire destiné à regrouper les éléments de l’actif et du passif de la société relevés lors de l’inventaire.
Bon à savoir : Depuis le 1er janvier 2016, l’obligation de tenir un livre d’inventaire a été supprimée.
Dans certains cas, la SAS et la SASU peuvent bénéficier d’une comptabilité simplifiée :
- SAS ou SASU exerçant des activités de vente de marchandises, de denrées à emporter ou à consommer sur place ou la fourniture de logements avec un chiffre d’affaires ne dépassant pas 789 000 euros ;
- SAS ou SASU exerçant des activités d’autres prestations avec un chiffre d’affaires de moins de 238 000 euros ;
- petites SAS ou SASU respectant 2 des 3 seuils suivants :
- total bilan inférieur ou égal à 4 000 000 euros ;
- chiffre d’affaires inférieur ou égal à 8 000 000 euros ;
- nombre de salariés inférieur ou égal à 50 ;
- micro SAS ou SASU respectant les critères suivants :
- total bilan inférieur ou égal à 350 000 euros ;
- chiffre d’affaires ne dépassant pas 700 000 euros ;
- nombre de salariés inférieur ou égal à 10.
Cela signifie qu’une comptabilité de trésorerie est suffisante, c’est-à-dire qu’il suffit de comptabiliser les encaissements et les décaissements. Les créances et les dettes sont à comptabiliser à la clôture de l’exercice comptable.
L’établissement des comptes annuels de la SAS et SASU
Le président de SAS ou de SASU doit établir (ou faire établir par son expert-comptable) des comptes annuels à la clôture de chaque exercice comptable. Les comptes annuels sont à déposer au greffe du tribunal de commerce.
Les comptes annuels d’une société sont composés de deux ou trois documents : le bilan, le compte de résultat et l’annexe légale. Certaines entreprises peuvent être dispensées de l’annexe légale.
De plus, la constitution des comptes annuels varie en fonction du type de SAS ou SASU.
Les comptes annuels selon le type de SAS/SASU
Pour les petites SAS ou SASU (cf. les seuils précédemment mentionnés), les comptes annuels doivent être constitués :
- du bilan comptable ;
- du compte de résultat ;
- de l’annexe comptable simplifiée.
Quant aux micro SAS ou SASU (cf. les seuils précédemment mentionnés), les comptes annuels doivent contenir :
- un bilan comptable simplifié ;
- un compte de résultat simplifié ;
- une note annexe (facultative).
Toutes les autres SAS ou SASU doivent alors constituer des comptes annuels complets, à savoir :
- un bilan comptable ;
- un compte de résultat ;
- une annexe légale.
Le bilan comptable
Le bilan comptable récapitule le patrimoine de la société à la clôture de l’exercice. Il comporte les éléments actifs et passifs de l’entreprise. Autrement dit, le bilan regroupe toutes les possessions de l’entreprise (actifs) ainsi que ses dettes (passifs).
Les actifs concernent :
- les immobilisations (biens destinés à être utilisés de façon durable pour l’activité de l’entreprise, terrain, véhicules, titres, par exemple) ;
- le stock ;
- les créances clients (factures non payées) ;
- les autres créances ;
- la trésorerie.
Les passifs représentent les :
- capitaux propres de la société (capital social, réserves, etc.) ;
- dettes financières (emprunt et compte courant d’associé, par exemple) ;
- dettes fournisseurs ;
- dettes fiscales et sociales (impôts, taxes et charges dus).
Le compte de résultat
Le compte de résultat est un tableau synthétique reprenant l’ensemble des charges et des produits de l’exercice sur un exercice comptable, à savoir :
- le chiffre d’affaires ;
- les achats (matières premières, matériaux, équipements, etc.) ;
- les charges externes (eau, électricité, entretien, fournitures administratives, etc.) ;
- les charges de personnel et la participation des salariés ;
- les impôts (dont l’impôt sur les bénéfices) et taxes ;
- les dotations aux amortissements ;
- les charges exceptionnelles.
C’est la différence entre les charges (dépenses d’activité) et les produits (recettes) qui donne le résultat de l’exercice.
L’annexe légale
L’annexe légale est une note explicative complétant le bilan et le compte de résultat afin d’aider à leur compréhension.
Certaines informations obligatoires doivent alors y figurer. D’autres informations sont facultatives, mais elles doivent y figurer dès lors qu’elles sont nécessaires pour comprendre le bilan et le compte de résultat.
Comme nous l’évoquions, certaines SAS et SASU peuvent bénéficier d’une dispense d’établissement de l’annexe légale. Il s’agit des micro SAS et SASU dont nous avons déjà indiqué les seuils à ne pas dépasser pour être considéré comme micro.
La consultation annuelle des actionnaires de la SAS
Ce qui suit ne concerne pas la SASU dont le seul dirigeant (président) est également l’actionnaire unique. Les actionnaires d’une SAS doivent se réunir en assemblée générale ordinaire au moins une fois par an. C’est au président d’une SAS de les convoquer.
Généralement, cette consultation annuelle a lieu à l’occasion de l’approbation des comptes annuels. Cette approbation fait partie des obligations comptables des sociétés. L’assemblée générale est par ailleurs l’occasion de procéder à l’affectation des résultats.
L’approbation et le dépôt des comptes annuels
Précisons que l’approbation des comptes peut avoir lieu en assemblée générale ordinaire, mais aussi sous une autre forme (visioconférence ou par voie électronique, par exemple), dès lors que cela a été prévu dans les statuts juridiques de la SAS.
L’approbation des comptes annuels doit être réalisée dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice.
Ainsi, tous les documents constituant les comptes annuels doivent être présentés aux actionnaires. Ces derniers doivent les approuver aux conditions et délais prévus dans les statuts.
Ce n’est qu’une fois qu’ils ont été approuvés que les comptes annuels sont considérés comme définitifs. Ce sont les comptes définitifs qui sont à déposer au greffe du tribunal de commerce.
Le dépôt des documents doit avoir lieu dans un délai d’un mois après la tenue de l’assemblée générale ordinaire.
Attention, lorsqu’un commissaire aux comptes (CAC) a été désigné, il faut également déposer le rapport du CAC au moment du dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal du commerce.
L’affectation du résultat d’exercice
Après l’approbation des comptes annuels, les actionnaires doivent procéder à l’affectation du résultat d’exercice. Les bénéfices générés peuvent alors être :
- affectés aux réserves légales statutaires ;
- mis en report à nouveau (intégrés sur l’année suivante) ;
- versés en dividendes aux actionnaires.
En cas de résultat déficitaire, il est possible de le reporter à nouveau ou d’imputer les réserves du montant de la perte.
À l’issue de l’assemblée générale d’approbation des comptes annuels et d’affectation du résultat d’exercice, le président de la SAS doit dresser un procès-verbal d’assemblée générale. Celui-ci reprend l’ensemble des décisions prises lors de l’assemblée et, notamment, l’affectation des résultats. Il doit être joint aux documents des comptes annuels lors de leur dépôt.
Bon à savoir : Le président et associé unique de la SASU n’est pas concerné par le procès-verbal d’approbation des comptes annuels. Le simple fait de déposer les comptes au greffe vaut pour approbation. Néanmoins, il doit rédiger un document de décision unilatérale relatif à l’affectation du résultat de l’exercice.
S’il est tout à fait possible de gérer la comptabilité d’une SAS ou SASU soi-même, vous constatez toutefois que cette gestion nécessite certaines connaissances et compétences. Bien qu’il existe des outils comptables en ligne pour faciliter la gestion de la comptabilité d’une entreprise, le mieux reste de faire appel à un professionnel (expert-comptable, par exemple). Il s’agit d’un gage de sécurité et, surtout, d’un gain de temps non superflu. Car il faut le dire, faire sa comptabilité soi-même est chronophage. Néanmoins, connaître les obligations comptables reste important, car tout ne relève pas de l’expert-comptable.
