Il existe différents types de dispositifs d’accueil et d’accompagnement à la création d’entreprise en fonction des besoins des entrepreneurs (accompagnement, financement, hébergement). Intéressons-nous ici aux solutions d’hébergement (domiciliation de l’entreprise) et plus précisément aux espaces de coworking.
En effet, cette solution est de plus en plus utilisée. Il faut dire qu’un espace de coworking offre bien des possibilités pour les travailleurs indépendants : partage de bureaux, salles de réunion, mise à disposition d’équipement (imprimante, photocopieur, etc.). Mais saviez-vous qu’il est aussi possible d’y domicilier son entreprise ? Ainsi, l’adresse du siège social de l’entreprise est celle de l’espace de coworking. Différentes raisons existent et poussent les entrepreneurs à faire ce choix.
C’est parti pour découvrir pourquoi et comment domicilier son entreprise dans un espace de coworking.
Pourquoi domicilier son entreprise dans un espace de coworking ?
La domiciliation d’une entreprise est obligatoire dès sa création. Cette formalité consiste à choisir une adresse administrative, juridique et fiscale. Elle concerne toutes les entreprises, qu’importe leur statut juridique, y compris la micro-entreprise. Elle est à distinguer de l’adresse d’exercice de l’activité. Cette dernière peut être différente. Il s’agira d’un établissement secondaire et non du siège social.
Les entrepreneurs qui n’ont pas besoin de locaux professionnels optent généralement pour la domiciliation de leur entreprise à leur domicile. Cela est parfaitement légal. Toutefois, ce n’est pas toujours possible ou judicieux.
L’impossibilité de domicilier l’entreprise à l’adresse personnelle du gérant
En théorie, tout gérant ou dirigeant d’entreprise (entreprise individuelle, société commerciale ou société civile) peut procéder à la domiciliation du siège social à son adresse personnelle.
Cependant, il faut savoir que certaines clauses ou lois peuvent l’interdire. En effet, certaines clauses dans le bail locatif (si le gérant est locataire de son logement) ou dans le règlement de copropriété (si le gérant est propriétaire de son logement) peuvent clairement stipuler l’interdiction de domiciliation d’une entreprise.
Néanmoins, dans une telle situation, le gérant peut tout de même domicilier son entreprise à son adresse personnelle dès lors que la durée de domiciliation ne dépasse pas 5 ans maximum. Au-delà , le gérant devra domicilier son entreprise à une autre adresse. Cela implique donc de devoir procéder aux démarches de transfert de siège social. Néanmoins, cette solution est envisageable si le gérant sait qu’il va déménager ou s’il envisage de stopper son activité dans les 5 ans.
Enfin, certaines règles d’urbanisme, notamment dans les grandes villes, peuvent tout simplement interdire la domiciliation d’une entreprise à son domicile.
La domiciliation de l’entreprise dans un espace de coworking pour une raison stratégique
Lorsque cela est possible, il est tentant de domicilier son entreprise à son adresse personnelle, et ce, pour des raisons économiques. En effet, dans une telle situation, votre entreprise n’a pas de loyer à payer, ce qui n’est pas rien lorsqu’on lance son activité.
Bon à savoir : Il est possible de faire payer un loyer à son entreprise lorsqu’elle est domiciliée à son domicile. Le montant du loyer se calcule au prorata de l’espace occupé. Ici aussi, il peut s’agir d’un choix stratégique permettant d’augmenter les revenus du gérant ou du dirigeant.
Néanmoins, domicilier une entreprise à l’adresse personnelle du gérant ou dirigeant peut constituer un frein au développement de l’entreprise. En effet, il devient alors compliqué d’embaucher des salariés ou de bénéficier de suffisamment d’espace, par exemple.
De plus, domicilier le siège social de l’entreprise à l’adresse personnelle du gérant peut nuire à la crédibilité de l’entreprise. C’est pourquoi il est alors judicieux de domicilier son entreprise à une autre adresse afin de bénéficier d’une adresse prestigieuse ou encore pour renforcer la viabilité du projet auprès des financeurs (banques) grâce à l’appui d’une structure (l’espace de coworking).
Enfin, le gérant peut tout simplement vouloir protéger sa vie personnelle. Rappelons que l’adresse du siège social est inscrite sur tous les documents de l’entreprise (devis, factures, supports de communication, etc.) ainsi que sur de nombreux sites en ligne, comme Société.com ou Infonet.fr.
Domicilier son entreprise dans un espace de coworking : pour qui ?
Récapitulons, les entrepreneurs concernés par la domiciliation de leur entreprise dans un espace de coworking sont donc :
- les entrepreneurs qui n’ont pas la possibilité de domicilier leur entreprise à leur domicile et qui n’ont pas de locaux professionnels ;
- les entrepreneurs qui font le choix stratégique de ne pas domicilier leur entreprise à leur adresse personnelle ;
- les entrepreneurs de type freelance (indépendant entreprenant seul).
Il faut faire la différence entre louer ponctuellement un espace de coworking (location d’une salle de réunion ou d’un bureau pour accueillir les clients) et y domicilier son entreprise.
Évidemment, la domiciliation de l’entreprise dans un lieu de coworking n’a de sens que si vous utilisez ce lieu régulièrement. Rappelons que l’adresse de domiciliation est l’adresse de contact de l’entreprise. Elle y reçoit son courrier postal.
Enfin, petit point de vigilance, la plupart des espaces de coworking n’autorisent pas de stocker des marchandises ni de recevoir une clientèle régulière importante.
Comment domicilier son entreprise dans un espace de coworking ?
La décision de domicilier son entreprise dans un espace de coworking doit être prise avant la création de l’entreprise. Ainsi, vous vous épargnerez les démarches de transfert de siège social si vous avez créé une société commerciale (SASU, SAS, EURL, SAS, etc.) ou une société civile (SCI). Dans le cadre d’une Entreprise Individuelle, le choix peut avoir lieu plus tard, les formalités de changement d’adresse de siège social étant plus simples et gratuites.
Dans un premier temps, l’entrepreneur doit trouver un espace de coworking à proximité de chez lui (pour plus de simplicité) et adapté à son activité. Il faut aussi regarder du côté des services fournis en sus de la fourniture d’une adresse professionnelle (standard téléphonique, gestion du courrier, secrétariat, etc.). Nous ne pouvons que vous recommander d’aller visiter cet espace.
Lors du choix d’une entreprise de coworking, il est également important de s’assurer que celle-ci est bien titulaire d’un agrément préfectoral.
Une fois que le choix est fait, il faut alors signer un contrat commercial de domiciliation avec l’espace de coworking. En effet, la domiciliation en espace de coworking doit obligatoirement faire l’objet d’un contrat commercial écrit. Celui-ci définit les droits et obligations de chaque partie. Ce contrat contient donc des mentions obligatoires :
- raison sociale des entreprises ou noms des parties ;
- coordonnées des parties ;
- nom du représentant légal de chaque partie ;
- adresse de domiciliation fournie par l’espace de coworking ;
- services complémentaires fournis (secrétariat, standard téléphonique, gestion de courrier, etc.) ;
- montant de la fourniture de l’adresse de domiciliation ;
- tarification des services complémentaires fournis ;
- périodicité des factures et mode de paiement ;
- motifs d’éventuelles surfacturations ;
- fonctionnement du contrat commercial : durée, modalités de rupture, clauses résolutoires, obligations de chaque partie, etc. ;
- liste des pièces justificatives à fournir par les parties ;
- nombre d’exemplaires du contrat rédigé, signé et daté.
Concernant la durée du contrat, celle-ci est fixée librement par l’entrepreneur et l’espace de coworking. Néanmoins, ce dernier peut exiger une durée minimale obligatoire de 3 mois.
Quel est le prix d’une domiciliation d’entreprise dans un espace de coworking ?
Malheureusement, il nous est impossible de répondre à cette question et vous devez bien vous douter des raisons. En effet, le prix de la domiciliation est librement fixé par l’espace de coworking. Les prix dépendent également de divers facteurs :
- la situation géographique des locaux ;
- la notoriété de l’adresse de domiciliation ;
- les services complémentaires choisis par l’entrepreneur ;
- le nombre et la superficie des locaux en cas de location d’espaces de travail ;
- le nombre de clients domiciliés dans les locaux ;
- etc.
Toujours est-il que domicilier son entreprise dans un espace de coworking coûte moins cher que de louer un local professionnel. Outre le prix de la location immobilière, vous économisez le coût d’achat des équipements nécessaires, comme un photocopieur, ou certains coûts de service (abonnement internet, électricité, etc.).
La domiciliation d’une entreprise dans un espace de coworking est donc une solution d’aide à la création d’entreprise intéressante pour certains entrepreneurs. En effet, elle ne convient pas à toutes les situations. Généralement, la location d’un local professionnel (bureau) va de pair avec la fourniture d’une adresse de siège social. Il s’agit aussi d’un moyen de briser la solitude des entrepreneurs en facilitant les échanges entre professionnels. Ainsi, vous pouvez, par la même occasion, vous constituer un réseau professionnel.
