Vous en êtes au moment décisif de votre premier recrutement ? C’est une étape très importante pour votre entreprise, mais c’est aussi à cette occasion que l’administration française vous rappelle qu’elle existe. Vous allez devoir faire face à une multitude d’obligations, de formalités et de démarches que vous n’avez pas intérêt à prendre à la légère. Eh oui ! La moindre erreur, le moindre oubli peut vous coûter cher, et pas seulement financièrement.
Si vous êtes en train de vous poser mille questions sur le contrat de travail, la déclaration préalable à l’embauche, le registre du personnel, etc., vous êtes au bon endroit. Je vais essayer de vous guider, étape par étape, à travers tout le parcours d’embauche.
Étape n°1 : La proposition d’embauche
Dès que vous avez trouvé la perle rare, vous devez officialiser votre intention d’embaucher. À ce stade, deux options s’offrent à vous : l’offre de contrat de travail ou la promesse d’embauche. Attention, ces deux documents engagent l’employeur, mais pas de la même façon.
D’un côté, l’offre de contrat de travail peut être retirée tant que le salarié ne l’a pas acceptée, à condition de respecter un délai raisonnable (sous peine d’être condamné à verser des dommages et intérêts). Elle contient tous les éléments importants qui encadrent le poste : l’intitulé, le type de contrat de travail, la date d’entrée en fonction souhaitée, la rémunération, le lieu de travail, ou encore le délai d’acceptation de l’offre.
De l’autre, en revanche, la promesse d’embauche est bien plus contraignante. En effet, une fois signée, elle engage pleinement votre entreprise. Mieux vaut donc ne pas la rédiger à la légère. Sur la forme, elle précise les mêmes éléments que l’offre de contrat de travail abordée précédemment.
Étape n°2 : La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Votre futur salarié et vous êtes tombé d’accord ? Place à la déclaration préalable à l’embauche, aussi appelée DPAE. Vous ne pouvez pas y couper, puisque c’est une obligation légale pour tout employeur, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Bon à savoir : La DPAE doit être réalisée au plus tard dans les 8 jours qui précèdent la date d’embauche. Et il n’y a aucun passe-droit. Même si le contrat est très court ou à temps partiel, elle est obligatoire.
La déclaration de préalable à l’embauche doit être faite auprès de l’URSSAF, généralement via le site net-entreprises.fr (ou urssaf.fr pour un premier salarié). À noter que les entreprises nécessitant la gestion d’un grand nombre de DPAE peuvent directement utiliser le mode API (relié à un logiciel de paie).
De manière générale, la déclaration préalable à l’embauche permet de centraliser plusieurs démarches en une seule :
- vous vous immatriculez comme employeur si c’est votre première embauche ;
- vous déclarez votre salarié ;
- vous affiliez votre salarié à la Sécurité sociale ;
- vous affiliez votre salarié à l’assurance chômage ;
- vous enclenchez le suivi de votre salarié par la médecine du travail ;
- vous ouvrez les droits de votre salarié à la caisse de retraite complémentaire.
Il va sans dire que si vous oubliez de faire cette déclaration, vous vous exposez à de très lourdes sanctions. En cas de contrôle, vous encourez des risques aussi bien sur le plan social (travail dissimulé) que sur le plan pénal. Vous comprenez pourquoi il est préférable de tenir les délais.
Au deuxième trimestre 2025, près de 2,35 millions de déclarations préalables à l’embauche (DPAE) de plus d’un mois (hors intérim) ont été enregistrées en France entière.
Étape n°3 : Le contrat de travail
Un contrat de travail n’est pas qu’un bout de papier sans intérêt. C’est lui qui devient le socle juridique de la relation entre votre entreprise et votre salarié. D’ailleurs, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation de fournir un contrat écrit en cas de CDD ou de temps partiel. Pour un CDI à temps plein, l’écrit n’est pas obligatoire, mais reste fortement conseillé.
Dans tous les cas, ledit contrat de travail est un document incontournable qui doit comporter un certain nombre d’informations obligatoires, à l’image notamment :
- de l’identité des parties ;
- du poste et de la qualification ;
- de la durée du contrat (déterminée ou indéterminée) ;
- du lieu de travail ;
- de la rémunération ;
- des horaires et de la durée du travail ;
- des conditions de rupture.
Si vous optez pour un CDD, faites attention, car il ne peut être utilisé que dans des cas précis (remplacement, surcroît d’activité, etc.), et surtout, il doit être signé dans les deux jours qui suivent la date d’embauche. Dans le cas contraire, il peut tout à fait être requalifié en CDI. Et là encore, des sanctions peuvent tomber.
En bref, le choix du contrat n’est pas anodin. Il doit être adapté à votre besoin réel en matière d’emploi et à la durée de la mission concernée. N’hésitez pas à vous faire accompagner juridiquement si vous avez le moindre doute.
Étape n°4 : Les formalités post-embauche
La signature du contrat de travail n’est que le début. D’autres obligations vous attendent dès la date d’embauche arrivée.
Tout d’abord, vous devez ouvrir un registre unique du personnel (si vous ne l’avez pas déjà). Effectivement, ce document est indispensable dès la première embauche. Vous devez y inscrire chaque salarié au moment de son entrée dans l’entreprise, en indiquant son identité, son poste, le type de contrat de travail qu’il a signé, la date de son entrée (et de sa sortie le cas échéant), sa nationalité, etc.
Vient ensuite la mutuelle d’entreprise. Depuis 2016, vous êtes tenu de proposer une complémentaire santé collective à tous vos salariés. Et à titre d’employeur, vous devez prendre en charge au moins 50 % de la cotisation (pour chaque salarié). Ayez bien conscience que ce n’est pas une option, sauf dans des cas très spécifiques de dispense.
Autre formalité obligatoire, la visite médicale ou, au minimum, la visite d’information et de prévention, à organiser dans les trois mois qui suivent l’embauche. De même, si le poste présente des risques particuliers (exposition au bruit, charges lourdes, etc.), une visite d’aptitude doit être programmée dès le début.
N’oublions pas non plus le document unique d’évaluation des risques (DUER), à rédiger dès que vous avez un salarié dans votre entreprise, qui recense les dangers liés à votre activité et les mesures de prévention mises en place par l’entreprise. Attention, celui-ci doit être mis à jour régulièrement, surtout en cas de changement de poste, de matériel ou d’organisation.
Enfin, pensez bien aux affichages obligatoires dans vos locaux (horaires, consignes de sécurité, contacts de la médecine du travail, etc.). Ils peuvent paraître anodins, mais ils font partie des critères obligatoires d’un environnement de travail conforme à la réglementation.
Ce qu’il faut retenir, c’est qu’embaucher un salarié est une lourde responsabilité, encadrée par de nombreuses obligations légales. Entre la DPAE, la rédaction du contrat de travail, le registre du personnel, la mutuelle, la médecine du travail et la prévention des risques, la gestion du personnel prend du temps et exige beaucoup de sérieux (sous peine de sanctions).
