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Créer une agence d'intérim : tout savoir sur les formalités à accomplir

Créer son agence d'intérim est une procédure réglementée qui nécessite le respect de plusieurs formalités. Nous vous proposons de gérer pour vous l'ensemble des formalités de création d’entreprise afin de vous faire gagner un temps précieux.

 

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Mini-sommaire :
Créer une agence d'intérim : tout savoir sur les formalités à accomplir

Grâce à un marché de l’emploi temporaire ou basé sur des contrats courts, les agences d’intérim ou entreprises de travail temporaire (ETT) fleurissent actuellement sur l’ensemble du territoire. Il faut dire que les besoins sont particulièrement importants, et les perspectives de développement assez constantes et solides. Nombreux sont ainsi ceux qui souhaitent se lancer dans le domaine et créer leur propre agence. Et si toute personne peut se lancer sur ce créneau (pas d’exigence de diplôme, bien qu’il soit recommandé d’avoir suivi une formation en marketing et ressources humaines), le lancement de cette activité nécessite l’accomplissement d’un certain nombre de formalités et ne peut en aucun cas s’improviser sans préparation. Outre les formalités juridiques à accomplir, un certain nombre de contraintes réglementaires sont à respecter pour pouvoir exercer l’activité. Tour d’horizon de la procédure à respecter et les formalités à accomplir afin d’ouvrir une agence d’intérim.

Choisir le bon moment pour ouvrir une agence d’intérim

 

Aujourd’hui, les agences de recrutement également nommée « agence d’intérim » sont en pleine croissance. Généralement, les agences d’intérim font appel à des « chasseurs de tête », mandatés par l’agence pour rechercher des personnes de qualité, connaissant les différents secteurs. Le secteur est très prisé en ce moment, beaucoup de concurrences. D’où la nécessité de faire preuve d’innovation et de savoir-faire. C’est pourquoi il est vivement conseillé de réaliser une étude de marché et d’étudier la concurrence.

Affiner son projet

 

Avant toute création d’activité il est indispensable de réaliser un business plan solide et précis dans le but notamment d’étudier le marché, valider le sérieux et la rentabilité de l’activité notamment aux yeux des investisseurs ou partenaires potentiels (notamment les banques, en vue d’obtenir des financements pour l’ouverture de l’agence). Ce business plan comprend un certain nombre de données telles qu’une étude de marché, un calendrier détaillé prévisionnel chiffré des résultats attendus et investissements nécessaires, les éléments permettant de différencier l’activité afin de la démarquer de la concurrence…

Apporter une plus-value

 

Afin de concurrencer les géants de ce secteur (Manpower, Randstad, Adecco…), il est nécessaire de se différencier.

La première attente, que ce soit les entreprises recruteurs ou les candidats, est d’avoir en face d’eux des professionnels. Chaque secteur d’activité a ses spécialités, d’où le fait d’être spécialisé dans un des secteurs qui fera la différence. Par exemple, un candidat recherchant un travail dans le secteur du BTP, le mieux est qu’il aura affaire à un ancien travailleur en BTP. Il est donc important de se spécialiser sur une branche sectorielle pour faire la différence avec les concurrents.

Choisir son statut juridique et constituer son entreprise

 

Ouvrir une activité telle qu’une agence d’intérim nécessite la création d’une entreprise, exploitant celle-ci. Pour ce faire, la question principale que doit se poser l’entrepreneur est celle de la forme juridique la plus adaptée à la taille de la société, au nombre d’actionnaires, au statut social du dirigeant, à la responsabilité que le dirigeant souhaite engager, à la fiscalité… Les données dont il faut tenir compte sont nombreuses et nécessitent des compétences juridiques avancées. C’est pourquoi, il est à ce stade fortement recommandé de se faire accompagner d’un expert dans la création d’entreprise. Nos formules avantageuses vous offrent cette possibilité pour différents niveaux d’accompagnement et à des tarifs très compétitifs.

En effet, une fois la forme choisie (EURL, SARL, SAS), il convient de créer la société à proprement parler. De la rédaction des statuts organisant la vie et la gestion de l’entreprise, à la procédure d’enregistrement et d’immatriculation de celle-ci, les formalités à accomplir sont nombreuses et exigeantes. Le dépôt du dossier administratif complet se fait auprès du Centre des Formaliés des Entreprises (CFE) ou du greffe du tribunal de commerce, et nécessite notamment l’ouverture d’un compte bancaire séparé, l’obtention des agréments nécessaires, le dépôt des statuts signés, un formulaire M2 rempli et signé par le dirigeant, ainsi que l’avis de parution d’une annonce de création dans un journal d’annonces légale. Seule la délivrance du K-Bis et l’immatriculation de celle-ci par l’INSEE lui confère la personnalité morale, et permet le démarrage de l’activité à proprement parler.

La déclaration préalable

 

La profession étant réglementée, il est indispensable d’effectuer une déclaration préalable spécifique à travers un formulaire CERFA disponible sur le site du Service-public (formulaire n°61-2183), qui doit préciser l’opération envisagée pour l’exercice de l’activité (reprise ou création, annexe ou succursale, agence indépendante…), les données relatives à la société créée (raison sociale, Siret, siège et forme juridique notamment), la date de démarrage souhaitée de l’activité, l’identité du ou des dirigeants, l’organisme de sécurité sociale de rattachement, le secteur d’intervention sur le marché de l’emploi ainsi que le nombre permanents de l’entreprise. Ce formulaire doit être signé et adressé en trois exemplaires originaux à l’inspecteur du travail du ressort du siège social de la société. Ce dernier dispose alors d’un délai de 15 jours pour renvoyer un exemplaire visé au dirigeant qui ne peut démarrer son activité qu’à partir de la réception de ce document.

Autres formalités spécifiques

 

Plusieurs formalités s’appliquent pour le démarrage d’une activité d’agence d’intérim, et notamment la réalisation d’une déclaration de début d’activité auprès de l’URSSAF et des agences Pôle Emploi du ressort de l’agence (sauf si l’activité est exercée à Paris), l’affiliation à une caisse de retraite dans les trois mois suivant la création de l’agence, la déclaration d’ouverture au Centre des impôts rattaché à l’agence, et l’adhésion à un service de santé au travail du ressort géographique de l’activité exercée. Ces formalités sont souvent négligées ou reléguées au second plan, à tort.

Sans compter que l’agence d’intérim est dans l’obligation de tenir un registre unique du personnel comprenant l’identité de tous les salariés dès leur embauche, ainsi qu’un registre unique d’hygiène et de sécurité dont la conservation doit être assurée 5 ans à minima, mais également un registre des délégués du personnel si les conditions en termes de nombre d’employés sont atteintes. Ce registre est alors tenu à la disposition de l’inspecteur du travail et des délégués des salariés.

En outre, il est rendu obligatoire une déclaration mensuelle des contrats conclus avec les salariés auprès de l’inspection du travail, sous peine de pénalités financières importantes voir en cas de manquements répétés, d’une sanction plus lourde pouvant aller jusqu’à la fermeture de l’agence concernée.

Les responsabilités sociales des agences d’intérim

 

L’agence d’intérim démarrant son activité doit en informer divers organismes percevant des cotisations au titre des droits sociaux légaux. Il s’agit notamment d’une adhésion au Fonds d’assurance formation du travail temporaire finançant les formations des travailleurs temporaires, mais également du Fonds d’action sociale du travail temporaire, de la prévoyance santé, de la commission nationale paritaire finançant le droit syndical (et dont la cotisation est indexée sur la taille de l’entreprise), ou encore du fonds de sécurisation pour l’emploi dans le travail professionnel.

Dans quel type de bureaux ouvrir une agence d’intérim ?

 

Lors de la création d’une agence d’intérim, faire le choix d’un petit local commercial est intéressant car il vaut mieux privilégier la localisation à la taille de votre local. Par exemple, lors de l’ouverture de votre agence d’intérim (ou de votre cabinet de recrutement), il est conseillé de vous installer :

  • A proximité de candidats ;
  • A proximité de vos clients cibles ;
  • En centre-ville (afin de réaliser des rendez-vous avec recruteurs et candidats) ;
  • Dans un co-working ou centre d’affaires (cela permet de rencontrer de nombreux candidats ou clients potentiels) ;

Il faut par ailleurs vous renseigner sur la localisation de vos concurrents avant de choisir votre emplacement. Cependant, si vous êtes spécialisés sur un secteur où le nombre de candidats est supérieur aux missions, vous avez la possibilité de choisir une localisation proche de vos concurrents. A contrario, il est conseillé de vous éloigner de vos concurrents si les candidats de votre secteur sont moins nombreux que les missions confiées par les recruteurs.

IMPORTANT : il est possible de réaliser le rachat d’une agence d’intérim déjà existante. Pour cela, il vaut mieux vous renseigner sur le détail de la vente (quelles sont les raisons de cette vente ? agence d’intérim fiable ?) mais aussi sur les concurrents aux alentours.

Combien coûte l’ouverture d’une agence d’intérim ?

 

Les fonds nécessaires pour le démarrage de l’activité sont importants. Outre bien entendu la nécessité de pouvoir libérer le capital social de l’entreprise crée, il convient également d’acquérir un local parfois très onéreux que ce soit en achat ou en location, mais également de justifier d’une très coûteuse garantie financière sous forme d’organisme de caution spécialisé, qui assure la trésorerie de l’agence (afin de garantir le versement des indemnités, salaires et primes dues aux salariés et travailleurs temporaires). Cette caution est particulièrement onéreuse, puisque celle-ci est indexée sur le montant du chiffre d’affaires annuel HT, et comporte un montant plancher d’un peu plus de 120 000€.

Garantie financière et affacturage

 

Il est obligatoire lors d’une ouverture d’une agence intérim de contracter une garantie financière afin de couvrir les charges sociales, salaires des intérimaires pour palier à une situation compliquée (par exemple si l’agence d’intérim a quelques difficultés financières). Cette garantie financière est singulière par sa reconnaissance écrite d’un organisme se portant caution (par exemple une compagnie d’assurance ou encore un établissement financier). Cette caution a un montant fixe. Cependant, celui-ci est recalculé chaque année, généralement à la hausse. Cette évaluation se fait toujours en pourcentage, car il prend en compte le chiffre d’affaire annuel de l’entreprise. Par ailleurs, lors de la création d’une agence d’intérim, une commission est demandée, d’une valeur variant de 0,5 à 1% du minimum fixé par la caution. Cette commission peut variée selon la masse salariale de l’entreprise.

Une fois la garantie financière souscrite, il est nécessaire de s’engager à un contrat d’affacturage. Ce contrat d’affacturage est un système de financement permettant à une société de faire appel à une société financière pour que celle-ci assure le service des litiges ainsi que des encaissements lorsqu’un non-paiement survient.

La règlementation concernant les agences d’intérim

 

Comme tous contrats, les contrats de travail des intérimaires sont régis par les lois et ont certaines contraintes. Effectivement, leur durée et leur convention collective sont règlementées. Un travailleur intérimaire est recruté selon plusieurs situations :

  • Pour un travail saisonnier ;
  • Une croissance temporaire de l’activité d’une entreprise ;
  • Lors d’un temps de latence avant l’embauche d’un salarié ;
  • Lors d’un remplacement temporaire d’un salarié dans le cas d’une absence ;
  • Lors d’un temps de latence pour le remplacement d’un employé ayant fait le choix d’un temps partiel ;

Le contrat d’un travailleur intérimaire ne peut être renouvelé qu’une seule fois. Ce contrat doit mentionner les conditions selon lesquelles celui-ci est renouvelé. Cependant, il est possible d’augmenter la durée du contrat. Prenons l’exemple d’un apprenti : il ne peut avoir de contrat d’une durée supérieur à 36 mois. Dans ce cas de figure, une période légale est envisagée pour qu’un contrat en intérim soit signé, seulement dans le cas où ce contrat fait suite à un premier contrat en intérim sur le même poste. Une période d’essai peut être mentionnée dans un contrat de travail intérimaire mais elle doit être limitée à deux jours ouvrés pour un contrat d’un mois ou moins, de trois jours ouvrés pour un contrat d’un à deux mois et enfin à cinq jours ouvrés pour un contrat de plus de deux mois. La loi dispose qu’un travailleur intérimaire a les mêmes droits qu’un employé d’une entreprise, il doit bénéficier des mêmes avantages comme par exemple les tickets restaurants, les transports…

Les besoins matériels et humains concernant l’ouverture d’une agence d’intérim

 

Les besoins matériels concernant l’ouverture d’une agence d’intérim sont assez faibles. Mise à part l’équipement du local commercial, il est nécessaire d’investir dans du matériel informatique, du matériel de bureau. Parfois, il est également conseillé selon votre localisation d’investir dans un véhicule professionnel ainsi que d’un site web afin de diffuser vos offres d’emplois sur internet afin de recevoir les différents Curriculum Vitae (CV).

Les charges d’une agence d’intérim, comme toutes sociétés, sont nombreuses. Les frais administratifs par exemple (expert-comptable, assurances, loyer, entretien des locaux, frais bancaires…) sont les charges fixes. Mais pour une agence d’intérim, le principal poste de dépenses est la prospection des clients et candidats. Les salariés d’une agence d’intérim doivent inéluctablement disposer de qualités comme :

  • Un bon relationnel ;
  • Un bon sens commercial ;
  • Une connaissance approfondie concernant le processus de recrutement ;

Le choix d’un plan marketing

 

Il est vivement conseillé de réaliser un plan marketing lorsque vous êtes sur le point de créer votre société d’agence intérim, pour la simple raison que celui-ci va vous permettre de couvrir à la fois la prospection de recruteurs, mais aussi le sourcing de candidat (le sourcing étant la recherche ainsi que l’évaluation de fournisseurs potentiels nécessaires à la réalisation d’une tâche particulière demandée par l’entreprise). Afin de démarrer sans embuches, il est possible d’envisager les actions suivantes :

  • Jouer la carte de la communication ;
  • Faire jouer votre réseau professionnel ;
  • Démarcher les entreprises de votre région ;
  • Organiser des conférences sur le thème du recrutement ;

Pour réaliser le sourcing des curriculums vitae, le plan marketing peut intégrer :

  • Prospection sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn ;
  • Prospection auprès des universités et écoles de la région ;
  • Mettre en place un partenariat (pôle-emploi par exemple) ;
  • Animation d’ateliers sur le thème du recrutement et de l’emploi ;
  • Diffusion d’annonces sur des sites spécialisés dans le recrutement ;

Rédaction du business plan d’une agence d’intérim

 

La création d’une agence d’intérim expose l’entrepreneur ou les entrepreneurs à des responsabilités ainsi que des frais. C’est pour cette raison qu’il est très important de concevoir un budget et ainsi établir une stratégie. Cela permet d’être mieux préparer concernant la création d’entreprise et d’avoir une projection financière sur le potentiel de votre future agence d’intérim. Voici les éléments qui devront être élaborés afin de réaliser un bon business plan :

  • Étudier la concurrence ;
  • Estimer le panier moyen ;
  • Chercher les fournisseurs ;
  • Estimer le chiffre d’affaires ;
  • Déterminer la clientèle cible ;
  • Réaliser un bilan prévisionnel ;
  • Élaborer une stratégie marketing ;
  • Estimer les charges (fixes et variables) ;

Un business plan d’une agence d’intérim comporte essentiellement deux parties :

  • Une partie entièrement rédigée présentant les atouts du projet ainsi que les risques ;
  • Un prévisionnel financier mentionnant le plan de financement et le potentiel de rentabilité du projet à moyen long terme ;

Un business plan est généralement réalisé pour un prêt bancaire ou encore pour une ouverture d’un compte bancaire professionnel. Par ailleurs, un business plan est également intéressant pour l’entrepreneur car celui-ci détaille le développement prévisionnel de l’activité, l’échéance, la gérance du budget : toutes ces informations préparent à la réalité du projet professionnel.

Rechercher des financements concernant l’ouverture d’une agence d’intérim

 

Il est envisageable que pour monter une agence d’intérim, il va falloir trouver selon votre cas, des fonds. Vous avez donc le choix entre rechercher un financement auprès d’un établissement bancaire (financement bancaire), obtenir un crédit-bail pour vos véhicules professionnels ou encore les louer en Location Longue Durée (LLD). Vous avez également la possibilité de bénéficier d’aides à la création d’entreprise qui sont proposés par l’État.

 

N’hésitez pas à faire appel à nous concernant vos questionnements ou vos démarches administratives et juridiques. Agence Juridique est à votre disposition.

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