L’extrait k-bis est un document officiel faisant office de carte d’identité de l’entreprise. Elle permet entre autre d’attester de son existence légale auprès des tiers. Il s’agit en réalité d’un extrait relatif à l’entreprise concernée au sein du registre du commerce et des sociétés faisant mention notamment du représentant légal, du capital social, du siège social, de la raison sociale… En somme, les informations présentent sur l’extrait font foi et sont opposables si l’extrait date de moins de trois mois.
Dans un premier temps il conviendra de se pencher sur le rôle et l’utilité de l’extrait K-Bis puis, en fonction du moment de l’existence de l’entreprise, de se renseigner sur les étapes de son obtention.
Rôle et utilité de l’extrait k-bis
Qu’est ce qu’un extrait kbis ?
Le RCS ou registre du commerce et des sociétés est une sorte d’état civil dans lequel se trouve toutes les sociétés commerciales ayant une existence légale. Par existence légale, il est entendu que les fondateurs ont effectué les démarches d’enregistrement des statuts au greffe du tribunal de commerce et donc le dépôt sur un compte de la société des apports en numéraire. C’est à partir de l’immatriculation que la société jouit de la personne morale, qu’elle existe juridiquement.
Pour justifier cette existence, à l’instar des personnes avec un acte de naissance, la société peut fournir un extrait K-bis.
A noter qu’en fonction de la forme juridique de l’entreprise, on parlera d’extrait K-bis ou d’extrait K. Lorsqu’une entreprise n’a pas la personnalité morale (donc pour les entreprises personnes physiques) tel que l’auto-entreprise, l’EIRL, on parlera d’extrait K. A contrario, c’est pour les sociétés, en principe toutes dotées de la personnalité morale, qu’on parlera d’extrait Kbis.
Contenu de l’extrait k-bis
L’extrait kbis contient un ensemble d’informations indispensables à destination du public. Il s’agit de :
- greffe compétent ;
- l’adresse du siège social ;
- montant du capital social ;
- son numéro d’immatriculation ;
- le type d’activité de la société ;
- la raison sociale de l’entreprise (son nom) ;
- sa forme juridique (SAS, SARl, SASU, EURL…) ;
- la durée de vie de la société (en principe 99 ans) ;
- la date d’immatriculation (le jour où elle a acquis la personnalité morale, sa naissance entre autre) ;
- les représentants légaux de la société (les dirigeants) à savoir ceux qui ont le pouvoir d’engager la société ;
- code NAF (code automatiquement délivré par l’INSEE définissant le domaine d’activité de l’entreprise en fonction de son objet social) ;
D’autres mentions peuvent venir s’ajouter au cour d’existence de la société telles que les procédures collectives (procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaires) dont cette dernière a fait l’objet.
Cette information revêt une importance majeure. En effet, si vous signez un contrat avec une entreprise en procédure collective, il convient de prendre certaines mesures de précaution telles que la mise en place d’une clause de réserve de propriété (la propriété est acquise à l’acheteur dès le paiement complet du prix), d’une clause de paiement au comptant, de souscriptions de garanties… Ces clauses vous permettront de minimiser l’effet des cas d’impayé fréquent dans ce genre de situation.
Néanmoins, pour rétablir la confiance de la société auprès du public ayant surmonté une période difficile, les mentions relatives à ces procédures seront radiées d’office. L’extrait kbis ne saurait donc être un document fiable pour connaître le passé douloureux d’une société.
Utilité de l’extrait k-bis
En outre, le Kbis peut être demandé dans certaines situations :
- par certains clients ou fournisseurs ;
- lors d’une postulation sur un appel d’offres publics ;
- pour ouvrir un compte de la société dans une banque ;
- candidater à une OPA (offre publique d’achat) ;
Le kbis peut aussi servir de justificatif auprès de pôle emploi lorsque l’entrepreneur a sollicité un soutien pour la création ou la reprise d’une entreprise.
Un extrait kbis fait foi dès lors qu’il date de moins de trois mois. Au delà, on considère qu’il est « périmé« , les informations contenues peuvent ne plus être à jour. Cette péremption de l’acte entraîne son inopposabilité. Par exemple, une société contractante ne pourra se prévaloir d’un défaut de pouvoir d’engager contractuellement la société d’un ex-dirigeant récemment remplacé du fait de l’opposabilité de l’extrait kbis (la société a cru à bon droit au moyen d’un document officiel datant de moins de trois mois que le dirigeant mentionné dans l’extrait disposait encore des pouvoirs requis pour engager sa société).
Ainsi, un extrait kbis peut s’avérer très utile lorsqu’une société veut s’assurer de la capacité d’une personne à représenter une société avant la signature d’un contrat afin d’éviter la nullité de l’acte.
Obtenir un extrait kbis
En principe, il est possible d’obtenir un extrait kbis directement en ligne ou en se rendant physiquement au greffe du tribunal de commerce du ressort du siège social de la société concernée par la demande. En Alsace-Moselle, la demande se fera auprès de la chambre commerciale du tribunal de grande instance ou d’instance territorialement compétent.
De sa propre société
Une fois la société immatriculé le greffe enverra par la poste au siège social de la société un extrait kbis original attestant de l’existence de la société.
De plus, si vous souhaitez recevoir régulièrement un extrait kbis à jour, vous pouvez par l’intermédiaire d’infogreffe.fr demander un envoi périodique du kbis tout les 3 mois.
Cette option peut être intéressante pour les sociétés répondant régulièrement aux appels d’offres public. En effet, dans les marchés publics, l’administration et collectivités demandent systématiquement un extrait kbis datant de moins de trois mois.
La délivrance d’un extrait kbis coûte environ 4 € livraison comprise.
D’une autre société
L’extrait kbis sert avant tout à informer les tiers de l’existence de la société et de ses caractéristiques majeures. Lors de négociations avec un éventuel client ou fournisseur, il peut parfois apparaître comme un signe de défiance de demander un extrait kbis. Or, comme nous l’avons vu, il contient des informations indispensables tant au niveau de la personne régulièrement habilitée à représenter la société ; que pour les éventuelles procédures collectives dont elle pourrait faire l’objet.
Ainsi, toute personne peut faire une demande auprès du greffe d’un extrait kbis d’une société présente dans les registres. Cette dernière n’en sera pas informée.
S’agissant de la nécessité de se renseigner sur ses éventuels cocontractants, le greffe est en mesure de délivrer de nombreux documents permettant d’informer les tiers. En effet, une particularité française consiste en la publicité des comptes de résultats et bilans des sociétés.
Rarement respecté dans la pratique, il est possible faire une demande au greffe pour vérifier la solvabilité de certaine société. Il convient toutefois de prendre les informations avec un peu de distance dans la mesure où il s’agit de publications annuelles, la situation pourrait se dégrader entre temps. De plus, il faut que la société ait déposé ses comptes. Or, en pratique, de nombreuses sociétés ne respectent pas cette obligation légale.
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