Toute transaction commerciale, qu’il s’agisse de la vente de biens ou d’une prestation de services, implique l’établissement d’une facture. Ce document comptable retrace les transactions commerciales réalisées et permet au vendeur ou au prestataire d’obtenir paiement.
La facture revêt une valeur juridique importante. Il en découle qu’afin d’être valide, la facture doit répondre à certaines conditions de contenu et de forme, définies par les textes et le Code de commerce. Types de factures, mentions obligatoires, délais : afin de mieux comprendre comment établir une facture, Agence Juridique vous propose de faire le point !
La facture : de quoi s’agit-il ?
Définition et valeur juridique
Une facture est un document officiel qui détaille les biens ou services vendus par un fournisseur à un client, incluant le montant total dû pour ces biens ou services. Les factures sont souvent utilisées pour les transactions commerciales et peuvent être utilisées comme preuve de vente pour des fins fiscales ou comptables. Il s’agit donc d’un document important pour le suivi des transactions commerciales, mais également la gestion financière de l’entreprise.
La facture revêt plusieurs intérêts. On lui trouve en effet une fonction juridique, comptable mais également fiscale.
Intérêt juridique et probatoire
La facture matérialise la transaction financière effectuée. Elle fonctionne alors comme un élément de preuve d’une opération commerciale et revêt ainsi une forte valeur juridique. Elle permet au vendeur d’obtenir le paiement des biens fournis ou services proposés.
Intérêt comptable
La facture permet de suivre les paiements effectués par le client et les montants restant dus. Elle peut également être utilisée pour établir les comptes de l’entreprise.
Intérêt fiscal
Finalement, la facture sert de support à l’exercice des droits de TVA (Taxe sur la valeur ajoutée). Il s’agit d’une taxe sur la vente de produits et services qui est ajoutée au prix de vente. Si une entreprise est assujettie à la TVA, elle doit inclure le montant de la TVA sur les factures émises à ses clients. Certaines entreprises sont exemptées de TVA : il s’agit notamment des micro-entrepreneurs (anciennement auto-entrepreneurs).
Lorsqu’une entreprise émet une facture incluant la TVA, elle doit également déclarer et verser la TVA collectée à l’administration fiscale. Les taux de TVA varient selon les produits ou services vendus.
Bon à savoir : le taux normal de TVA est de 20 %, il s’applique à la plupart des ventes de biens et des prestations de services. Il existe néanmoins certains taux spécifiques, comme par exemple deux taux réduits à 5.5% et 10% pour les travaux de rénovation et les services à la personne. Des taux particuliers sont applicables en Corse et dans les DOM-TOM.
Les différents types de facture en comptabilité
Il existe différents types de factures. Chacun possède des caractéristiques bien différentes et doit être utilisés selon des cas bien précis. Parmi ces types de factures, on trouve notamment :
La facture ordinaire
Il s’agit du justificatif juridique, comptable et financier qui détaille les biens ou services vendus par un fournisseur à un client. Pour être conforme, la facture classique doit obligatoirement contenir certaines mentions obligatoires indiquer le détail des ventes réalisées avec le prix, la quantité et les conditions.
La facture d’acompte : une avance de trésorerie
La facture d’acompte est une facture émise avant la fin de la prestation de service ou la livraison du produit, qui représente une partie du montant total dû. La facture d’acompte atteste du premier versement effectué par le client. L’émission de ce type de facture marque le début d’une relation commerciale entre les deux parties ; c’est une sorte d’engagement entre le vendeur et le client.
La facture intermédiaire / de situation
La facture intermédiaire, ou facture de situation, est un type de facture qui permet d’échelonner le paiement au fur et à mesure de l’avancement d’un projet. Ce document est souvent utilisé par les entreprises du BTP dans le cadre de la réalisation de chantiers. La facture est donc émise durant la prestation, et non avant.
La facture d’avoir
Suite à une erreur, un remboursement ou l’annulation d’une vente, il peut être nécessaire de rectifier ou d’annuler une transaction commerciale. Dans ce cas, c’est une facture d’avoir qui devra être établie. Il s’agit d’une facture négative, qui informe le client d’une rectification ou d’une annulation de la facture initiale et/ou du remboursement de son paiement, total ou partiel.
La facture provisoire
Aussi appelée facture proforma, la facture provisoire est émise à la demande du client. Il s’agit en réalité d’une sorte de devis : le client peut alors se faire une idée du montant du paiement qu’il devra effectuer s’il décide de finaliser l’achat.
Attention : la facture proforma, ou facture provisoire, n’a pas de réelle valeur juridique. Elle permet simplement d’éviter d’éventuels malentendus entre le vendeur et le client sur divers points, comme la description des produits ou prestations, les termes de paiement ou les modalités de livraison.
À noter : une facture proforma devra notamment être joindre aux colis afin de déclarer en douane la valeur de marchandises importées ou exportées.
À partir de quel montant est-il obligatoire d’émettre une facture ?
Tout dépend ici du statut des parties à la transaction : s’agit-il d’une transaction entre deux professionnels ou entre un professionnel et un particulier ?
Règles applicables
S’il s’agit d’une transaction commerciale (prestation de services ou vente de marchandises) entre deux professionnels, l’émission d’une facture est systématiquement demandée. Il existe en effet une obligation de facturation entre professionnels. Cette obligation s’applique aux entreprises, qu’elles soient assujetties ou non à la TVA. Ainsi, même un micro-entrepreneur sera dans l’obligation de facturer ses clients.
Si, au contraire, l’acheteur est un particulier, il sera nécessaire d’établir une facture dans les cas suivants :
- Ventes à distance, à savoir les échanges entre États de l’Union européenne : Allemagne, Autriche, Belgique, Bulgarie, Chypre, Croatie, Danemark, Espagne, Estonie, Finlande, France, Grèce, Hongrie, Irlande, Italie, Lituanie, Lettonie, Luxembourg, Malte, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède pour lesquels l’acquéreur est un particulier (notamment vente par correspondance)
- Livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité
- Lorsque le client particulier demande une note. Ce type de document est remis au client de certains types de prestations de services (travaux immobiliers, restauration, péage etc…). Son contenu est allégé par rapport à une facture classique.
Conséquences en cas de défaut de facturation
En cas de manquement à l’obligation de facturation entre professionnels, les parties s’exposent à d’importantes sanctions :
- Amende d’un montant égal à 50 % du montant de la transaction dans la limite de 75 000 €pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale
- En cas de répétition de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la première sanction : le maximum de l’amende est porté à 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale.
Comment rédiger une facture ?
La facture possède une importante valeur juridique. Il est donc logique que l’émission de ce type de document juridique, comptable et financier soit soumis à certaines règles de contenu mais également de forme. Explications.
Le support de la facture
Une facture peut être établie sous format papier ou par voie électronique. Une facture est considérée comme étant électronique lorsqu’elle est créée, envoyée, émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet).
Bon à savoir : la facturation électronique est fortement encouragée. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination de la sphère publique en format électronique. Depuis depuis le 1er janvier 2023, toutes les entreprises sont dans l’obligation d’accepter les factures électroniques.
S’agissant des factures électroniques, l’authenticité de leur origine, leur bonne lisibilité ainsi que l’intégrité de leur contenu (non modifiable) doivent être garanties par l’un des moyens suivants :
- Au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié)
- Par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services
- Sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur. Il peut s’agir d’un progiciel de gestion intégrée (PGI), d’échange informatisé de données (EDI), d’un format XML, d’un courrier électronique avec un fichier PDF joint, par exemple.
Attention : une facture doit être rédigée en français. Dans certains cas, elle peut cependant être rédigée en langue étrangère s’il s’agit d’une facture émise dans le cadre d’une relation entre un professionnel français et un professionnel étranger.
Les mentions obligatoires
Que la facture soit étable sous format papier ou électronique, elle doit impérativement comporter certaines mentions obligatoires, précisées par l’article L441-9 du Code de commerce. Parmi ces éléments, on trouve :
- La date à laquelle la facture a été émise
- Le numéro de la facture
- La date de la vente ou de la prestation de services
- L’identité du vendeur/prestataire, incluant sa dénomination sociale (ou nom s’il s’agit d’une entreprise individuelle), l’adresse du siège social et l’adresse de facturation (si différentes), le numéro de Siren ou Siret, la forme juridique et le capital social (pour les sociétés), le numéro RCS (Registre du commerce et des sociétés) et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants), le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans).
- L’identité de l’acheteur/client : dénomination sociale (ou nom s’il s’agit d’un particulier), adresse du client, adresse de livraison, adresse de facturation (si différente).
- Numéro du bon de commande
- Numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnels (seulement si ces derniers sont assujettis à la TVA).
- Le taux de TVA applicable
- La quantité et dénomination précise des produits ou services
- Le prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties
- Certaines informations sur le paiement : la date d’échéance du règlement et les taux des pénalités en cas de retard de paiement
Comment faire une facture en tant qu’auto-entrepreneur ? Les étapes à respecter
Si le micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur) est exempté de TVA, il reste tout de même soumis au formalisme bien spécifique de la facture. Afin de rédiger une facture valide, il convient de respecter certaines obligations :
- Rédiger la facture en français
- Établir la facture en deux exemplaires : un pour le vendeur/prestataire de services, un pour l’acheteur/client.
- Numéroter les factures selon une séquence chronologique continue
Voici les étapes à suivre pour rédiger votre facture en tant que micro-entrepreneur :
- Renseigner vos informations personnelles et professionnelles : nom (précédé ou suivi immédiatement des mots : “ entrepreneur individuel ” ou des initiales : “ EI ”), adresse professionnelle, numéro de téléphone, courriel, site internet (si vous en avez un), numéro SIRET, numéro RCS (si vous êtes commerçant), numéro RM (si vous êtes artisan)
- Renseigner les coordonnées de votre client : nom, raison sociale, adresse
- Renseigner votre numéro de facturation : il s’agit de la date ainsi que du numéro de facture (par exemple, le numéro 20230104 pour la 4ème facture du mois de janvier 2023).
- Indiquer la nature de la prestation : indiquez précisément la désignation des produits vendus ou des prestations de services réalisées, la quantité avec le prix unitaire et le prix total HT, la date de règlement, la date d’exécution de la vente ou de la prestation de service réalisée, le montant total HT et la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
- Mentionner votre assurance professionnelle : si vous exercez une activité professionnelle pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire (décennale pour les artisans du bâtiment ou responsabilité civile professionnelle pour l’ensemble des auto-entrepreneurs), mentionnez les éléments suivants : assureur ou garant, couverture géographique du contrat ou de la garantie.
Peut-on facturer un an après une prestation ?
Non, il n’est pas possible de facturer un an après la prestation de services. La facture doit en principe être émise dès la réalisation de la livraison des marchandises ou dès la prestation de services.
Si le vendeur ou le prestataire livre plusieurs biens ou services au même acheteur/client, il est possible de réaliser une facture périodique, récapitulant l’intégralité des biens et/ou services vendus au même client. Cette facture périodique doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois : le délai de facturation ne peut pas dépasser 1 mois.
Bon à savoir : le vendeur et l’acheteur devront chacun conserver un exemplaire de la facture pendant 10 ans, comme tous les documents comptables.
