La dénomination sociale permet l’identification de la société principalement auprès des clients, des fournisseurs, des administrations et du grand public depuis leur constitution jusqu’à la fin de leur vie. Elle naît de sa mention aux statuts, confirmée par l’immatriculation de la société et peut évoluer par modification des statuts. Tout au long de sa vie, l’entreprise doit être identifiée par une dénomination sociale. Faire le changement de la dénomination sociale d’une société ne génère pas l’élaboration d’une nouvelle personne morale mais implique certaines formalités. Nous allons vous expliquer la procédure à suivre afin de modifier votre raison sociale.
Comment trouver la dénomination sociale de votre société ? Point vigilance
La décision de changer la dénomination d’une entreprise ne doit pas être prise à la légère dans la mesure où cela peut entraîner de lourdes conséquences. C’est la raison pour laquelle il est important de prendre quelques précautions. Tout d’abord, il est primordial d’évaluer la retombée que va avoir ce changement sur la clientèle de votre entreprise. Ensuite, il faut vous distinguer, en prenant en compte les dénominations sociales des concurrents, tout en prenant en compte le droit de propriété intellectuelle. Pour cela, il vous suffit d’examiner la base de données de l’Institut Nationale de la Propriété Industrielle (INPI) en recherchant si les termes correspondants à votre nouvelle dénomination sociale n’ont pas fait l’objet d’un dépôt de marque (déposer une marque). A titre d’information, nous disposons d’un logiciel nous permettant de vérifier si la dénomination sociale est déjà prise ou s’il existe une similitude avec un concurrent. Cela peut vous faire gagner du temps, car les formalités juridiques sont nombreuses.
Quelle est la différence entre dénomination et raison sociale ?
La dénomination sociale et la raison sociale désignent les sociétés. Toutefois, la raison sociale concerne obligatoirement celles qui exploitent une activité civile, tandis que la dénomination sociale concerne principalement celles qui exploitent une activité commerciale.
Pourquoi changer la raison sociale/ dénomination de votre société ?
Vous serez amenés à changer la dénomination sociale de votre entreprise, le cas échéant, si vous êtes dans un des cas suivants :
- Votre entreprise porte un nom équivalent à celui d’un concurrent ;
- Besoin de palier à l’augmentation des activités (par exemple la sortie d’un nouveau produit, de nouvelles activités) ;
- Votre entreprise a évolué, changements d’activités ou encore évolution de nouvelles branches professionnelles (branches d’activités) ;
- Effectuer un changement de dénomination sociale peut être identifié comme une cohérence vis-à-vis des deux entreprises (éviter les conflits entre les deux groupes) ;
- Votre entreprise est en difficulté et vous souhaitez faire ce changement de dénomination sociale afin d’évoluer vers un meilleur avenir ;
Comment changer le nom de mon entreprise, de ma société ?
Assemblée Générale Extraordinaire
Le changement de la dénomination sociale de votre entreprise doit obligatoirement être voté par l’Assemblée Générale Extraordinaire, cela va permettre à votre entreprise d’établir cette modification. Par conséquent, il est primordial d’envoyer au préalable les convocations aux différents : « associés ou actionnaires ».
Lorsque ce changement de dénomination sociale est voté par l’Assemblée Générale Extraordinaire, il est obligatoire de préparer un Procès-Verbal (PV de changement de dénomination sociale) en prenant soin de noter certaines mentions obligatoires comme la modification faite à la dénomination sociale de l’entreprise. Votre avis de modification doit être rédigé selon certaines règles : il est obligatoire que l’ancienne et la nouvelle dénomination sociale apparaissent. De plus, le représentant légal de votre entreprise doit garantir la régularité de votre Procès-Verbal.
Modification des statuts de votre société
Pour que votre changement de dénomination sociale soit licite, il est impératif de modifier cette dénomination sociale dans les statuts de l’entreprise. Les statuts de l’entreprise seront ainsi certifiés, conformes et datés. La modification des statuts de votre entreprise ne compromet en rien la personnalité morale (cela ne crée pas une seconde personne morale).
Publication d’une annonce légale / Avis de changement de dénomination sociale
Il est obligatoire pour votre entreprise sur le point de changer sa dénomination sociale, de publier une attestation de parution et de notifier de cette modification auprès d’un journal d’annonces légales (ou avis de changement de dénomination sociale), cela va vous permettre de signifier ce changement aux tiers.
Impression du formulaire CERFA M2
Le formulaire CERFA M2 est utilisé pour déclarer un changement au sein d’une entreprise. Ce formulaire doit figurer au dossier lors d’un changement de dénomination sociale, que vous devez envoyer au Greffe du Tribunal de Commerce. Ce document doit obligatoirement être rempli et signé par le représentant légal de votre entreprise.
Validation du changement de dénomination sociale pour votre société
Pour que ce changement de dénomination sociale soit définitivement validé, il faut que l’intégralité du dossier soit transmise au Greffe du Tribunal de Commerce dans un délai d’un mois suivant le vote de l’Assemblée Générale. Ce dossier sera validé par un greffier. Ce dossier complet doit contenir les informations suivantes :
- Une copie des statuts de votre entreprise ;
- Le Procès-Verbal / PV de changement de dénomination sociale ;
- L’attestation de publication de l’annonce légale ou avis de changement de dénomination sociale ;
- Le formulaire qui s’intitule CERFA M2
- le règlement des frais Greffe
Ce tarif est de 198,64 euros. Ce prix prend en compte les émoluments du greffe, la TVA, les frais de l’INPI (informations sur la propriété industrielle), le prix d’insertion au BODACC, le prix d’insertion au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales. Cependant, il faut rajouter à ce prix un budget approximatif compris entre 150 et 200 euros correspondant à l’annonce légale.
Demande de changement de dénomination sociale : par un email ou une lettre d’information de changement de dénomination
Il conviendra d’annoncer le changement de dénomination sociale, savoir :
- communiquer l’extrait K bis à jour de la nouvelle dénomination à certains partenaires sociaux comme la banque de la société
- réaliser une formalité de dépôt de marque de la nouvelle dénomination à l’INPI
- annoncer le changement de dénomination sociale aux fournisseurs et clients: une lettre d’information de changement de dénomination peut-être rédigée et envoyée par email OU un message email peut suffire
Cas particuliers concernant les formalités administratives pour votre société
Dans le cadre d’une SARL (Société à Responsabilité Limitée)
Lorsqu’une entreprise a été immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés en tant que Société à Responsabilité Limitée (SARL), la prise de décision du changement de dénomination sociale revient aux associés, convoqués en Assemblée Générale Extraordinaire. C’est au gérant de la SARL de rédiger les convocations afin de convoquer les associés.
Dans le cadre d’une SAS (Société par Actions Simplifiée) ou d’une SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle)
Lorsqu’une entreprise a été immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés en tant que Société par Actions Simplifiée (SAS), la décision du changement de dénomination sociale est prise par le représentant qui s’est vu confié un pouvoir statutaire de modification (Président SAS). Cette décision n’est donc pas nécessairement prise collectivement (avec tous les actionnaires), mais le représentant à l’approbation des actionnaires. Enfin, si l’entreprise ne contient qu’un seul actionnaire (SASU), la décision est prise par l’actionnaire unique.
Dans le cadre d’une société en rapport avec une activité règlementée
Selon le code de commerce, lorsqu’une entreprise propose une activité règlementée, celle-ci est dans l’obligation de faire une demande de modification de l’agrément par l’organisme l’ayant délivré.
Dans le cadre d’une EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée)
Cette décision doit être prise par l’associé unique de l’entreprise. Celui-ci doit se reporter aux choix du statut de l’EURL afin de consulter les dispositions relatives à cette décision. Il est obligatoire d’acter par écrit cette décision. L’associé unique doit établir un Procès-Verbal, en mentionnant sa décision de modification ainsi que la mise à jour des statuts de l’EURL.
Lorsque l’associé unique ne travaille pas au sein de la gérance de l’entreprise, il va devoir procéder à une examination d’un rapport rédigé par le gérant et prendre sa décision. Dans ce rapport, le gérant doit notifier et expliciter la nécessité de modifier la dénomination sociale de l’entreprise, proposer une nouvelle dénomination sociale et enfin mentionner à l’associé unique que son rôle est de décider, c’est-à-dire prendre ce genre de décision.
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