Chaque création d’entreprise dispose dès sa création d’un siège social, c’est-à-dire une adresse professionnelle physique à laquelle est basée l’entreprise notamment vis-à-vis des tiers et de l’administration fiscale. Il s’agit donc de l’adresse fiscale et juridique de l’entreprise disposant de la personnalité morale, qui peut être distincte de l’adresse ou des adresses constituant le lieu d’exercice de l’activité. Cette adresse constitue une mention obligatoire pour de nombreux documents officiels de la société, et figure notamment à ce titre sur tous les documents émanant de celle-ci (devis, factures, publicités…).
La domiciliation est le fait d’attribuer une adresse juridique officielle distincte de l’adresse effective du siège administratif de l’entreprise, afin notamment de bénéficier d’une adresse plus accessible, plus valorisante et professionnelle, voire prestigieuse en dehors de l’entreprise elle-même. Cette pratique permet donc de gagner en crédibilité et en sérieux à l’égard des tiers et tout particulièrement des éventuels investisseurs ou partenaires, et est encadrée par un décret de 1985 de même que par le syndicat national des centres d’affaires et du centre de domiciliation (SNCAED). En effet, la domiciliation est une prestation onéreuse fournie par des entreprises spécialisées qui proposent également tout un bouquet de services accompagnant le prêt d’une gestion du courrier « boîte aux lettres ». Il peut s’agir à ce titre de la récupération et transmission numérique du courrier, la location d’espaces de travail coworking à l’heure, et la location de salles de réunion ou à la journée…permettant la transformation des activités commerciale de coûts habituellement fixes (loyers…) en coûts variables. Idéal pour toute entreprise en quête de flexibilité.
Nous vous détaillerons à travers cet article les atouts et limites de la domiciliation administrative (dite commerciale) de l’entreprise.
Le choix d’une domiciliation
Toute entreprise en création doit pouvoir justifier de l’existence d’un local accueillant le cœur administratif de la société. Il est tout à fait possible de domicilier son entreprise au domicile personnel (c’est fréquemment le cas pour les artisans et auto entrepreneur). Mais elle peut également se faire au sein d’un local professionnel propre, au sein d’un local appartenant à une entreprise tierce, au sein d’une pépinière d’entreprise ou auprès d’une société spécialisée dans la domiciliation. Dans ce cas, lors de l’immatriculation de l’entreprise en cours de création, il faudra pouvoir justifier d’un contrat de domiciliation ainsi que l’immatriculation de l’entreprise dite domiciliatrice.
Quoi qu’il en soit, le siège social correspondant à la domiciliation doit correspondre à l’image recherchée ainsi qu’aux besoins de l’entreprise, et ne doit donc pas être choisi à la légère, au risque de lourdes contraintes pratiques, de déplacement, ou de coûts élevés.
Nous vous recommandons fortement de bien vous assurer que votre contrat de domiciliation ne prévoit pas de frais cachés en dehors d’un montant forfaitaire alléchant mais qui n’englobe que très peu de prestations. Et bien entendu, n’hésitez pas à vous renseigner sur la réputation de l’entreprise domiciliatrice avant de vous engager…
Quels avantages pour la domiciliation commerciale ?
La domiciliation commerciale est un levier important pour une jeune entreprise ne disposant pas des moyens nécessaires pour l’acquisition ou la location d’un local. La domiciliation offre notamment l’avantage d’une installation à moindre coût, idéal pour la réduction des frais fixes et pour une entreprise en quête de souplesse désireuse de ne pas signer de contrat de bail commercial.
En outre, la domiciliation d’entreprise est l’occasion d’installer juridiquement et administrativement, à l’égard des tiers et notamment de vos clients ou partenaires, l’entreprise à une adresse potentiellement prestigieuse ou permettant de donner confiance. Sans compter que la vie privée du gérant reste préservée puisque le siège social est alors distinct de son domicile personnel.
La domiciliation permet par ailleurs dans la grande majorité des cas de filtrer les visites « inopinées » et indésirables de clients, fournisseurs, démarcheurs susceptibles de faire perdre au dirigeant un temps précieux : un accueil est généralement assuré à l’entrée des locaux et permet de limiter fortement ce type de désagrément. Très pratique pour optimiser son temps de travail et ne pas être dérangé par des visites extérieures.
Enfin, la domiciliation offre toute une gamme de services annexes qui peuvent s’avérer très pratique pour une jeune entreprise et les statut d’auto entrepreneur notamment, ne pouvant s’offrir par exemple un poste de secrétaire à temps plein pour tous les documents administratifs. L’entreprise domiciliante propose ainsi généralement des services complémentaires allant de la simple récupération du courrier, au standard téléphonique, à la numérisation et transmission du courrier, au secrétariat complet ou à la location de salles à l’heure ou à la journée.
Les inconvénients de la domiciliation commerciale
La contrainte principale demeure logiquement dans le fait que le siège social se situe implanté à l’extérieur du local d’exercice et d’activité de l’entreprise en général, d’où des frais et une perte de temps lié au déplacement vers ou depuis le domicile légal de l’entreprise.
Il est également à noter que la domiciliation commerciale ne permet pas de disposer de bureaux administratifs réels et propres à l’entreprise. Avant et après chaque séance de travail ou réunion, il faut apporter ses documents, son matériel et tout récupérer une fois la session achevée…pas toujours pratique dans un agenda souvent déjà bien rempli.
La réglementation de la domiciliation commerciale
Toute domiciliation passe par un contrat dit contrat de domiciliation, conformément au décret du 5 décembre 1985. Ce contrat doit ainsi obligatoirement comporter la durée du contrat, ainsi que les règles applicables à son renouvellement tacite ou non (délai de préavis.), et l’engagement contractuel des parties notamment en matière de forfait, prestations attendues et prix (mensuel, trimestriel, annuel, forfaitaire ou à la prestation…) de la domiciliation.
La société domiciliatrice s’engage impérativement à mettre à disposition les locaux convenus et précisément déterminés au contrat, ainsi que les services, équipements ou options facultatives retenues.
Notez au passage qu’il pèse une obligation d’information sur l’entreprise domiciliataire, qui est contrainte d’informer le greffe du tribunal de commerce de toute cessation de domiciliation d’une entité en ses locaux, quel que soit le motif. En effet, une domiciliation qui s’achève entraîne automatiquement la nécessité d’une procédure de changement de siège social devant être entamée par l’entreprise domiciliée.
De son côté, le domicilié est dans l’obligation d’user les locaux exclusivement et effectivement. Il ne peut lui-même sous-domicilier une entité tierce au contrat de domiciliation et doit aviser son domiciliataire de tout changement juridique statutaire. Par ailleurs, il est dans l’obligation de mentionner les références de son contrat de domiciliation au RCS de son entreprise.
Enfin, vérifiez bien avant de conclure tout contrat de domiciliation, que la société de domiciliation soit bien immatriculée au RCS et agréée par le préfet. Nos équipes vous accompagnent naturellement pour vous orienter et vous guider dans le choix d’une entreprise domiciliatrice, n’hésitez pas pour cela à nous contacter directement.
