Au même titre que n’importe quelle autre entreprise, une SCI (société civile immobilière) doit répondre à un certain nombre d’obligations légales. Parmi ces dernières, on retrouve évidemment des obligations juridiques, que ce soit lors de sa création ou tout au long de sa vie. Or, ces contraintes donnent précisément lieu à de nombreuses formalités, sous peine que la société soit pénalisée et ait des sanctions.
De la tenue de l’assemblée générale ordinaire au rapport de gestion, passons en revue les obligations juridiques de la SCI.
Les obligations juridiques de la SCI relatives à la comptabilité
Nous ne nous attarderons pas sur ce point puisque nous l’avons évoqué dans une page dédiée (voir ci-dessous), mais une SCI doit bien sûr s’accommoder des dispositions générales du Code du commerce en ce qui concerne leur comptabilité. Si la plupart ne sont pas soumises à des règles strictes en la matière, certains cas particuliers peuvent aboutir à l’obligation d’établir des comptes annuels (avec bilan et compte de résultat). Mieux vaut donc bien vous renseigner à ce propos, quitte à solliciter l’avis d’un comptable ou d’un expert-comptable.
Les obligations juridiques de la SCI : l’assemblée générale ordinaire
Vous êtes gérant d’une société civile immobilière et vous vous demandez quelles sont vos obligations en matière d’assemblée générale ? Vous allez vite le voir, tout est très codifié. On fait le point.
L’assemblée générale ordinaire : qu’est-ce que c’est ?
L’assemblée générale ordinaire (AGO) est une réunion annuelle obligatoire pour toute société, y compris la SCI. C’est le moment où le gérant doit rendre des comptes aux associés sur la gestion de la société. Et oui, même quand on est le boss, on a des obligations !
Mais l’AGO n’est pas qu’une simple formalité administrative. C’est surtout l’occasion de faire le point sur l’année écoulée, de discuter des résultats et de prendre des décisions importantes pour l’avenir de la SCI. C’est aussi le moment de valider les comptes annuels, d’approuver le bilan comptable et de décider de l’affectation des bénéfices (ou des pertes).
En principe, l’assemblée générale ordinaire se tient au siège social de l’entreprise, mais elle peut aussi avoir lieu à une autre adresse. L’essentiel est que celle-ci soit indiquée dans la convocation.
Signalons également que les décisions prises lors de l’assemblée générale ordinaire nécessitent un quorum à atteindre. Celui-ci est généralement indiqué dans les statuts de la société.
Bon à savoir : Une feuille de présence distribuée pendant l’assemblée générale doit recenser tous les intervenants présents. Les associés qui ne peuvent être présents ont la possibilité de se faire représenter par un mandataire.
Quand s’organise l’assemblée générale ordinaire de la SCI ?
En termes de fréquence, la loi est plutôt claire : une assemblée générale ordinaire doit se tenir au moins une fois par an. C’est le minimum syndical. En règle générale, elle se tient dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice social. Ainsi, si votre exercice se termine le 31 décembre, vous avez jusqu’au 30 juin de l’année qui arrive pour organiser votre assemblée générale ordinaire.
Qui convoque l’assemblée générale ordinaire de la SCI ?
En règle générale, c’est le gérant de la société civile immobilière qui est chargé de convoquer les associés. Mais attention, vos statuts peuvent tout à fait prévoir autre chose. Dans ce cas, vous devez scrupuleusement suivre ce qui y est inscrit.
À noter également que les associés eux-mêmes peuvent solliciter la convocation d’une assemblée générale ordinaire. Si le gérant (ou tout autre responsable) fait la sourde oreille, ils peuvent même demander au tribunal de nommer quelqu’un pour le faire à sa place.
Comment convoquer les associés de la SCI ?
Pour convoquer les associés de la SCI, il n’est pas question d’envoyer un SMS à la va-vite. Au contraire, la convocation doit répondre à un certain formalisme. D’une part, elle doit prendre la forme d’une lettre recommandée avec accusé de réception. D’autre part, elle doit être envoyée au moins 15 jours avant la date de l’assemblée générale ordinaire. Attention, il ne faut oublier personne. Même l’associé ayant le moins de parts sociales, y compris une part, doit être convoqué. En cas de manquement à ce propos, toutes les décisions prises lors de ladite assemblée peuvent être annulées.
Autre point essentiel, la convocation doit mentionner l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire. Celui-ci doit être précis et explicite. Oubliez donc les généralités ! Il vous faut détailler les points qui seront abordés pour que chacun puisse se préparer.
Comment rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale en SCI ?
À l’issue de l’assemblée générale ordinaire de votre SCI, vous devez rédiger un procès-verbal. Loin de n’être qu’un vulgaire bout de papier, ce document juridique prouve la transparence de votre entreprise. Il témoigne en effet des événements et des décisions prises lors de cette réunion annuelle.
Mais pour que votre procès-verbal ait une valeur juridique, certaines mentions sont incontournables. Il s’agit notamment :
- de l’identité de votre SCI (dénomination sociale, montant du capital social, adresse du siège social, RCS compétent) ;
- de la liste des participants (les associés présents ou représentés avec leurs parts sociales respectives) ;
- de l’ordre du jour ;
- du résumé succinct des débats ;
- du résumé des décisions et résolutions prises, avec le résultat des votes pour chaque point ;
- des détails relatifs à la levée de séance ;
- de la signature du procès-verbal par le gérant et tout autre interlocuteur ayant pris la place du président de séance.
Quelles sanctions pour une SCI qui n’organise pas d’assemblée générale annuelle ?
En cas de manquement vis-à -vis de l’assemblée générale ordinaire, La SCI peut être considérée comme fictive par l’administration fiscale. Mais qu’est-ce que cela implique ? Plusieurs choses à vrai dire.
Pour commencer, tous les biens immobiliers de la société sont réintégrés dans le patrimoine personnel du gérant et des associés. Exit donc les avantages du statut juridique, en particulier pour la protection du patrimoine. De même, toutes les plus-values latentes seront taxées sans délai, en sachant qu’il faudra en plus vous acquitter de tous les droits d’enregistrement.
Et ce n’est pas tout, puisque tous les associés seraient personnellement et solidairement responsables du passif de la SCI. En cas de dette de l’entreprise, cela devient donc une dette personnelle.
Enfin, ne pas organiser une assemblée générale ordinaire mène inexorablement à la dissolution de la société civile immobilière. Autant dire qu’il est préférable de s’y plier !
Les obligations juridiques de la SCI : le rapport de gestion
Hormis l’assemblée générale ordinaire, une SCI doit aussi établir un rapport de gestion annuel. Mais en quoi consiste-t-il exactement ?
Pour faire simple, il s’agit du bilan de santé annuel de la société que le gérant doit présenter chaque année aux associés. Il donne une vision claire de la situation financière de l’entreprise. Il convient donc d’y inclure :
- les perspectives de la SCI ;
- les objectifs pour l’année à venir ;
- les événements importants qui ont marqué le dernier exercice de l’entreprise ;
- l’analyse des résultats des comptes annuels.
Il faut également penser à mentionner les informations sur les délais de paiement des fournisseurs, le cas échéant, et sur les activités de recherche et de développement de la société (si celle-ci est concernée).
Mais est-ce que le rapport de gestion est réellement si important ?
Eh bien oui ! En effet, ne pas communiquer ce rapport aux associés est considéré comme une faute. À ce titre, les conséquences peuvent être sérieuses. Les sanctions englobent ainsi jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 9 000 € d’amende, sans parler du risque de révocation des fonctions du gérant (puisqu’il est responsable de cette obligation). Ce n’est donc pas une contrainte à prendre à la légère.
Vous l’aurez compris, les obligations juridiques de la SCI se limitent principalement aux obligations comptables, à l’organisation de l’assemblée générale annuelle et au rapport de gestion. Inutile de dire que cela demande un minimum de minutie et de précaution. En cas de questions ou de doutes, solliciter un expert-comptable ou tout autre professionnel du droit des sociétés reste sans doute la meilleure option.