Vous travaillez comme un forcené, mais vos résultats stagnent ? Et si 80 % de votre travail ne servait à rien ?
Tous les jours, vous enchaînez les tâches, les réunions et les actions, en plus de gérer vos clients, vos produits et vos stocks. Vous pensez donc être productif parce que vous êtes occupé. Seulement, être occupé ne veut pas dire être efficace. Loin de là. La majorité de vos efforts ont même un impact minimal sur votre chiffre d’affaires. Je sais, c’est dur à entendre, mais c’est la réalité de la plupart des entreprises. Et si vous voulez en avoir le cœur net, rien de mieux que cette méthode d’analyse ultra puissante : la loi de Pareto.
Le principe qui va changer votre façon de bosser
Je vais être directe : au cours de votre semaine, vous perdez probablement beaucoup de votre temps. Et je ne dis pas ça parce que vous êtes mauvais dans votre travail, mais parce que vous n’avez jamais fait l’analyse de ce qui fonctionne vraiment. Or, c’est là que la loi de Pareto entre en jeu.
Ce principe, aussi appelé la règle des 80/20, est simple comme bonjour. Concrètement, 20 % de vos actions génèrent 80 % de vos résultats. Le reste ? C’est du vent ou des tâches qui vous donnent l’impression d’être productif, mais qui, au final, ont un impact minime sur votre chiffre d’affaires.
L’histoire de la loi de Pareto commence en 1896 avec Vilfredo Pareto, un économiste italien qui constate que 80 % des richesses de son pays sont détenues par 20 % de la population. Plus fort encore, dans son jardin, 80 % de ses fruits poussent sur 20 % de ses arbres. Croyez-moi, vous seriez surpris de constater à quel point cette méthode d’analyse statistique s’applique partout, et en particulier dans votre entreprise.
En quoi la loi de Pareto concerne votre gestion d’activité ?
Le premier choc qui frappe lorsqu’on s’intéresse de plus près à la loi de Pareto, c’est que tous vos clients ne génèrent pas le même impact. En appliquant le principe à votre base client, vous allez rapidement réaliser qu’une minorité de clients représente la majorité de votre chiffre d’affaires. Par conséquent, ce sont ces clients stratégiques qui méritent votre attention, vos efforts et vos meilleures ressources.
Évidemment, je ne suis pas en train de vous dire de négliger les autres, mais bien de concentrer votre énergie là où elle compte. La satisfaction client, c’est bien, mais la satisfaction de VOS meilleurs clients, c’est encore mieux.
La logique est la même pour votre catalogue (si vous vendez des produits). Certaines marchandises cartonnent quand d’autres ramassent la poussière. La méthode ABC, qui découle directement de la loi de Pareto, classe vos références en trois catégories. Et sans surprise, la catégorie A est celle des 20 % de produits qui font 80 % de votre CA. Autant dire que vous avez tout intérêt à vous concentrer dessus.
Et puis, sans surprise, vos stocks aussi sont concernés. Inutile de mobiliser des ressources sur des références qui ne tournent pas ! L’analyse de Pareto peut grandement vous aider à identifier où placer vos efforts de réapprovisionnement.
Mais là où les choses deviennent vraiment intéressantes, c’est pour tout ce qui a trait à la gestion de votre temps. Combien de tâches réalisez-vous chaque jour qui n’ont aucun impact réel ? Des réunions inutiles, des rapports que personne ne lit, des process qui existent « parce qu’on a toujours fait comme ça », etc. Le principe de Pareto appliqué à votre productivité peut vous faire gagner des heures. Identifiez les actions à fort impact, puis déléguez ou supprimez le reste. Votre efficacité va exploser !
Selon Timewatch, en moyenne, les employés perdent jusqu’à 75 minutes par jour sur des tâches ou des réunions qui ne sont pas importantes pour leur rôle principal, soit près de 2 heures perdues chaque jour à cause d’une gestion du temps inefficace.
Le diagramme de Pareto : votre meilleur outil d’analyse
Mais alors, comment utiliser cette méthode ? Avec un diagramme de Pareto, pardi ! Je m’explique.
Étape 1 : Listez votre problématique. Ça peut être n’importe quoi, comme les causes d’insatisfaction client, les raisons de vos retards, vos sources de revenus, ou même des problèmes de qualité.
Étape 2 : Collectez vos données. Pour chaque cause, notez la quantité chiffrée (nombre de réclamations, montant en CA, temps passé, coûts générés).
Étape 3 : Triez par ordre décroissant. Les causes les plus fréquentes ou les plus impactantes en premier.
Étape 4 : Créez votre graphique, surtout qu’un simple tableur suffit. Vous devez obtenir une courbe qui monte de 0 à 100 %.
Étape 5 : Identifiez la zone des 80 %, généralement à gauche de votre diagramme. C’est là que se concentrent vos vraies problématiques ou vos vraies opportunités.
Quels sont les domaines d’application dans votre entreprise ?
Parce que des exemples valent parfois mieux que des mots, voici quelques domaines d’application qui peuvent être drastiquement améliorés en appliquant les principes de la loi de Pareto.
La gestion de projet
Un projet, ce sont des centaines de tâches. Dans ce contexte, la loi de Pareto vous aide à identifier les actions prioritaires, à savoir celles qui font vraiment avancer le projet. Couplé avec d’autres outils comme la matrice d’Eisenhower, vous hiérarchisez votre travail comme un chef.
Le marketing
Quels produits pousser ? Quels clients cibler ? Quels canaux d’acquisition privilégier ? L’analyse de Pareto répond à toutes ces questions. Elle vous montre aussi où placer votre budget ads pour maximiser votre retour sur investissement.
Le management
Vos équipes passent-elles du temps sur les bonnes tâches ? Pas si sûr. Appliquez le principe 80/20 à l’organisation de votre entreprise. Réorganisez le travail pour que vos collaborateurs se concentrent sur les actions à fort impact. Vous verrez vite les effets, avec une meilleure productivité, de meilleurs résultats, et surtout moins de frustration.
Les stocks
Comme nous l’avons évoqué précédemment, la gestion des stocks fait partie des enjeux majeurs de nombreuses entreprises. Or, avec la méthode ABC, vous évitez de gaspiller de l’argent sur des produits qui ne tournent pas.
La satisfaction client
Analysez les motifs de réclamation de vos clients. Vous serez probablement surpris de constater que 80 % de leur insatisfaction vient probablement de 20 % de causes. Réglez ces problèmes en priorité et vous améliorerez drastiquement la qualité de votre service.
Ne tombez pas dans l’excès inverse…
N’allez pas non plus croire que la proportion est toujours exactement de 80/20. C’est seulement un principe. Parfois ce sera 70/30, et parfois 90/10, mais l’important, c’est le concept : une minorité de causes génère la majorité des effets.
De même, ne négligez pas complètement les 80 % restants. Oui, vous devez vous concentrer sur les 20 % stratégiques, mais les autres tâches existent pour une bonne raison. Mieux vaut donc ne pas les abandonner totalement, mais plutôt repenser leur organisation.
Enfin, je préfère préciser que croire que l’analyse suffit est une autre erreur très répandue. Certes, Pareto identifie où agir, mais c’est à vous de mettre en place les bonnes actions correctives. Vous aurez beau faire le meilleur diagramme du monde, si les décisions qui en découlent sont mauvaises, vous ne résoudrez rien du tout.
En bref, la loi de Pareto n’est pas un sort de magie. Cependant, c’est un principe d’efficacité assez simple qui force à regarder la réalité en face sur le fait que vous perdez du temps et de l’argent avec des actions qui n’ont pas d’impact. En concentrant vos efforts sur les 20 % qui comptent vraiment, vous deviendrez bien plus productif. Votre chiffre d’affaires et la satisfaction de vos clients vous en remercieront.
