Chaque fin d’année, c’est le même rituel dans beaucoup d’entreprises : on bloque des créneaux pour les entretiens annuels, on farfouille dans les dossiers RH, on survole les objectifs, on se demande comment on va bien pouvoir « évaluer » le travail de chacun, etc. Et parfois, soyons honnêtes, on le fait un peu à la va-vite.
Pourtant, un bilan annuel mal préparé, c’est une opportunité manquée. Et à l’échelle d’une entreprise, cela peut coûter cher (désengagement des collaborateurs, incompréhension sur les objectifs, tensions internes, stagnation des compétences, départs évitables), etc.
Je vais donc vous partager quelques astuces pour bien préparer vos entretiens annuels (ou évaluations annuelles), grâce à mon expérience en tant qu’entrepreneuse au contact de nombreuses équipes et managers.
Quel est l’enjeu du bilan annuel ?
Un entretien annuel d’évaluation est un moment clé de management, de feedback, d’écoute et d’engagement. Un vrai outil stratégique de pilotage pour votre entreprise !
À cette occasion, chaque collaborateur attend, consciemment ou non, un espace d’échange professionnel pour faire le point sur :
- son année écoulée ;
- ses missions ;
- ses performances ;
- ses difficultés ;
- ses réussites.
Et surtout, il attend qu’on lui parle d’avenir ! Comment il peut évoluer ? Quels sont ses objectifs ? Quelles formations sont possibles ? Quelles attentes vous avez envers lui ?
Si vous abordez ce bilan annuel comme un simple exercice formel, vous ratez l’essentiel, à savoir la prise de température humaine de votre équipe. Or, un salarié écouté, reconnu et orienté, c’est un salarié engagé.
Côté manager, c’est aussi l’occasion de détecter les signaux faibles, de réajuster les objectifs, d’apaiser des tensions ou, au contraire, de valoriser un collaborateur trop discret, mais précieux.
En bref, c’est pour cette raison qu’un entretien individuel annuel ne s’improvise jamais.
Selon une étude réalisée par l’Ifop pour Javelo, 40 % des salariés déclarent ne pas bénéficier d’entretien annuel d’évaluation.
Comment construire une trame solide pour chaque évaluation individuelle ?
Impossible de faire un bilan annuel efficace sans une trame claire. En effet, une structure d’entretien, même simple, permet de cadrer l’échange tout en laissant de la place au dialogue.
Dans cette trame d’entretien annuel, vous devez couvrir plusieurs points essentiels. D’abord, faites un retour sur l’année écoulée. Qu’est-ce qui a été accompli ? Quels étaient les objectifs fixés ? Ont-ils été atteints ? Si non, pourquoi ? Est-ce un problème de compétences, de ressources, de charge de travail ou d’organisation interne ?
Ensuite, évaluez les performances professionnelles du collaborateur. Ici, soyez le plus factuel possible. Appuyez-vous sur des exemples concrets et non sur des impressions. Et si vous n’avez pas de modèle d’entretien annuel, créez le vôtre, en l’adaptant à votre entreprise et à ses enjeux.
Enfin, ouvrez-vous sur l’avenir. Quels sont les objectifs pour l’année à venir ? Quelles formations professionnelles pourraient être utiles ? Y a-t-il des perspectives d’évolution ? Des missions à confier ? Des projets à tester ?
Pour faire simple, un bon entretien annuel doit être une discussion équilibrée entre bilan, évaluation et plan d’action.
Comment préparer l’entretien annuel en amont ?
Préparer un entretien annuel revient à monter un dossier. Vous devez réunir toutes les données utiles sur le collaborateur concerné, à commencer par son ancienneté, ses missions, ses objectifs, ses éventuelles formations, ses résultats, etc., sans oublier les éventuels entretiens précédents et les retours d’expérience de son manager.
Il est aussi très utile (et de plus en plus courant) de demander une auto-évaluation au salarié avant l’entretien. Cet outil permet de le confronter à ses propres perceptions et à celles de l’entreprise. Vous constaterez par ce biais que certains se sous-estiment, là où d’autres se surévaluent. Mais, dans les deux cas, cette approche vous ouvre la voie à un échange constructif.
En lisant ces auto-évaluations, vous pourrez déjà identifier les points forts, les points faibles, les attentes, ainsi que les besoins en formation ou en évolution professionnelle. Croyez-moi, c’est une mine d’or… à condition de les lire sérieusement.
Autre étape indispensable, prendre le temps de discuter avec les managers directs du salarié (si vous en avez). Leurs retours vous aideront sans aucun doute à nuancer votre évaluation et à repérer d’éventuelles tensions internes ou besoins de reconnaissance passés sous le radar.
Comment instaurer un climat d’écoute et de confiance pour le bilan annuel ?
Ne perdez pas de vue qu’un entretien annuel n’est pas un interrogatoire. C’est au contraire un moment d’écoute active. Et c’est vous, dirigeant ou manager, qui devez en poser le cadre avec bienveillance, clarté et respect mutuel.
Oubliez donc le ton professoral. Votre objectif n’est pas de sanctionner, mais d’accompagner le collaborateur dans son développement professionnel. Même quand il y a des points à améliorer, le feedback doit être orienté vers des solutions et non des reproches.
Prenez aussi le temps de poser des questions ouvertes. Comment s’est passée l’année pour vous ? Quelles missions vous ont motivé ? Qu’est-ce qui a été difficile ? Qu’attendez-vous de votre équipe ou de votre manager ? Comment voyez-vous votre carrière à moyen terme ?
Gardez à l’esprit que l’effet d’un bon échange est souvent sous-estimé. Comme je l’ai dit précédemment, un salarié qui se sent écouté, et qui peut exprimer ses attentes et ses ambitions, repartira toujours avec une motivation nouvelle. Pareil pour vous, employeur, puisque vous repartirez avec une vision plus fine de la réalité du terrain.
Et cette évaluation annuelle peut même, parfois, désamorcer un départ. Un mot mal compris, une prise de décision floue, une frustration non exprimée, tout cela peut être détecté à temps, à condition, une fois de plus, de bien préparer l’entretien.
Comment formaliser le bilan annuel ?
Une fois l’entretien annuel terminé, le travail ne fait que commencer. Il reste à formaliser ce qui a été dit. Et je ne parle pas d’un simple fichier Word rangé dans un énième dossier des ressources humaines ! Je parle d’un plan d’action clair, avec des engagements des deux côtés.
Au bout du compte, le collaborateur doit savoir quels objectifs atteindre, avec quels moyens et sur quel délai. S’il a évoqué un besoin de formation, vous devez lui répondre précisément. Est-ce que c’est prévu ou non ? Et dans quel cadre ? Idem s’il aspire à un changement de poste, à une mobilité interne ou à plus de responsabilités.
Une chose est sûre, pour être crédible, un bilan annuel professionnel doit avoir un effet concret. Sinon, votre entreprise perdra en engagement, en motivation et en crédibilité.
D’ailleurs, reparlez-en régulièrement et ne laissez pas ces entretiens annuels se transformer en lettres mortes. Programmez des points d’étape tous les trimestres, faites des retours fréquents et ajustez les objectifs si nécessaire. En somme, soyez présent.
Ce qu’il faut retenir, c’est que le bilan annuel des salariés est un point stratégique pour le développement de votre entreprise. Bien préparer ces entretiens vous permet de renforcer la cohésion, de fluidifier la communication et de dynamiser les performances professionnelles de votre personnel. Par conséquent, ne le sous-estimez pas. Au contraire, faites-en un moment fort, sincère et tourné vers l’avenir.
